1. Thông Tin Chung
Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân này được ban hành bởi Công ty TNHH Indochina Link Vietnam (MST: 0314028165, Giấy phép Kế toán số 157/KDKET) tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Số 91/2025/QH15) về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân, có hiệu lực từ ngày 01/07/2023.
Chính sách này điều chỉnh việc xử lý dữ liệu cá nhân của:
- Khách hàng sử dụng dịch vụ kế toán, thuế, tiền lương và tư vấn
- Nhân viên của khách hàng mà dữ liệu được xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ
- Bên thứ ba có dữ liệu được cung cấp theo hợp đồng dịch vụ
- Khách truy cập website gửi thông tin qua biểu mẫu hoặc đăng ký newsletter
2. Định Nghĩa
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| Dữ liệu cá nhân | Thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc tương đương xác định hoặc có thể xác định một cá nhân cụ thể (Điều 2, Luật 91/2025) |
| Dữ liệu cá nhân cơ bản | Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại, email, CCCD/hộ chiếu, MST, sổ BHXH |
| Dữ liệu cá nhân nhạy cảm | Dữ liệu tài chính, hồ sơ sức khoẻ, sinh trắc học, tín ngưỡng, quan điểm chính trị, tiền án (Điều 2.4) |
| Bên kiểm soát dữ liệu | Tổ chức xác định mục đích và phương thức xử lý dữ liệu |
| Bên xử lý dữ liệu | Tổ chức xử lý dữ liệu thay mặt bên kiểm soát |
3. Vai Trò Kiểm Soát và Xử Lý
- Bên kiểm soát: Khi thu thập dữ liệu trực tiếp từ khách hàng và khách truy cập cho mục đích kinh doanh
- Bên xử lý: Khi xử lý dữ liệu nhân viên thay mặt khách hàng (tiền lương, thuế TNCN, BHXH, giấy phép lao động)
Khi là bên xử lý, chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu theo hướng dẫn của khách hàng và hợp đồng dịch vụ.
4. Loại Dữ Liệu Cá Nhân Được Xử Lý
4.1 Dữ liệu cơ bản
- Họ tên (tiếng Việt và quốc tế)
- Ngày sinh, giới tính, quốc tịch
- CCCD / Hộ chiếu
- Mã số thuế (MST)
- Sổ bảo hiểm xã hội
- Số điện thoại và email
- Địa chỉ thường trú và tạm trú
- Thông tin việc làm (chức vụ, phòng ban, loại hợp đồng)
4.2 Dữ liệu nhạy cảm
Trong quá trình cung cấp dịch vụ kế toán, tiền lương và xuất nhập cảnh, chúng tôi có thể xử lý:
- Dữ liệu tài chính: Chi tiết lương, tài khoản ngân hàng, khấu trừ thuế, đóng BHXH
- Hồ sơ sức khoẻ: Kết quả khám sức khoẻ (cho giấy phép lao động)
- Lý lịch tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp (cho giấy phép lao động)
- Sinh trắc học: Ảnh (cho giấy phép lao động và TRC)
Xử lý dữ liệu nhạy cảm yêu cầu đồng ý rõ ràng từ chủ thể dữ liệu.
5. Mục Đích Xử Lý
- Cung cấp dịch vụ: Kế toán, sổ sách, tiền lương, thuế, kiểm toán và xuất nhập cảnh
- Tuân thủ pháp luật: Kê khai thuế, BHXH và báo cáo bắt buộc
- Liên lạc: Cập nhật dịch vụ, tư vấn quy định và phản hồi yêu cầu
- Quản lý rủi ro: Kiểm tra xung đột, phòng chống rửa tiền và kiểm soát chất lượng
6. Phương Thức Thu Thập
- Khách hàng cung cấp trực tiếp qua hợp đồng dịch vụ
- Biểu mẫu website và đăng ký newsletter
- Email và liên lạc điện thoại
- Chuyển dữ liệu từ hệ thống khách hàng
- Cơ sở dữ liệu công và đăng ký nhà nước (để xác minh)
7. Lưu Trữ Dữ Liệu
| Loại tài liệu | Thời hạn | Cơ sở pháp lý |
|---|---|---|
| Chứng từ kế toán | Tối thiểu 5 năm | Luật Kế toán (88/2015/QH13) |
| BCTC và báo cáo kiểm toán | Tối thiểu 10 năm | Luật Kế toán |
| Tờ khai thuế | Tối thiểu 10 năm | Luật Quản lý Thuế (38/2019/QH14) |
| Hồ sơ tiền lương và BHXH | Tối thiểu 10 năm | Luật BHXH (41/2024/QH15) |
| Hợp đồng lao động | Tối thiểu 5 năm sau chấm dứt | Bộ luật Lao động 2019 |
| Biểu mẫu website | Tối đa 3 năm | Luật BVDLCN (91/2025/QH15) |
8. Quyền Của Chủ Thể Dữ Liệu
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (91/2025/QH15), bạn có các quyền:
- Quyền được biết: Được thông tin về việc xử lý dữ liệu
- Quyền đồng ý: Đồng ý, rút lại hoặc sửa đổi đồng ý
- Quyền truy cập: Yêu cầu truy cập dữ liệu cá nhân
- Quyền sửa đổi: Yêu cầu sửa dữ liệu không chính xác
- Quyền xoá: Yêu cầu xoá dữ liệu (tuỳ thuộc nghĩa vụ lưu trữ)
- Quyền hạn chế: Hạn chế cách dữ liệu được xử lý
- Quyền di chuyển: Nhận dữ liệu trong định dạng cấu trúc
- Quyền phản đối: Phản đối xử lý trong một số trường hợp
- Quyền khiếu nại: Khiếu nại tại Bộ Công an
- Quyền bồi thường: Yêu cầu bồi thường vi phạm quyền dữ liệu
Thực hiện quyền: info@indochinalink.com. Phản hồi trong 72 giờ theo Luật BVDLCN (91/2025/QH15).
9. Biện Pháp Bảo Mật
- Mã hoá: Dữ liệu truyền tải qua TLS/HTTPS. File nhạy cảm mã hoá lưu trữ.
- Kiểm soát truy cập: Phân quyền theo vai trò
- Bảo mật hạ tầng: Cloudflare WAF, DDoS protection
- Bảo mật vật lý: Kiểm soát truy cập văn phòng
- Đào tạo nhân sự: Đào tạo PDPL định kỳ
- Ứng phó sự cố: Thông báo vi phạm trong 72 giờ cho Bộ Công an
10. Chuyển Dữ Liệu Xuyên Biên Giới
Dữ liệu được xử lý và lưu trữ tại Việt Nam. Nếu cần chuyển xuyên biên giới, tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (91/2025/QH15), bao gồm đồng ý của chủ thể và hồ sơ đánh giá tác động cho Bộ Công an.
11. Nghĩa Vụ Khách Hàng
Khi cung cấp dữ liệu cho Indochina Link Vietnam, khách hàng có nghĩa vụ:
- Đảm bảo dữ liệu được thu thập hợp pháp và có đồng ý
- Thông báo chủ thể rằng dữ liệu sẽ được chia sẻ để cung cấp dịch vụ
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu
- Tuân thủ nghĩa vụ theo Luật BVDLCN (91/2025/QH15)
12. Thay Đổi Chính Sách
Chính sách có thể được cập nhật để phản ánh thay đổi pháp luật. Thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua kênh tư vấn thường xuyên.
13. Luật Áp Dụng
Chính sách được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam, bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Số 91/2025/QH15). Tranh chấp giải quyết qua thương lượng, nếu không thành, nộp toà án tại TP. Hồ Chí Minh.
14. Liên Hệ
- Công ty: Công ty TNHH Indochina Link Vietnam
- Trụ sở: Tầng 3, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, P. Xuân Hoà, TP.HCM
- Email: info@indochinalink.com
- Điện thoại: +84 282 2468 007
- MST: 0314028165