Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng Đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được phép theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP thực hiện hoạt động không sinh doanh thu: nghiên cứu thị trường, phát triển kinh doanh, liên lạc đối tác và giám sát thực hiện hợp đồng. VPĐD không được tham gia hoạt động sinh lợi trực tiếp: không xuất hóa đơn, không ký hợp đồng mua bán, không kinh doanh hàng hóa.

Thành lập VPĐD tiêu chuẩn mất khoảng 4-6 tuần kể từ khi hồ sơ đầy đủ. Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille hồ sơ cộng thêm thời gian bên ngoài. Sau đó là quyết định cấp giấy phép (07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP) và đăng ký sau cấp phép: con dấu, mã số thuế, tài khoản ngân hàng. Trở ngại phổ biến nhất là hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille tài liệu công ty mẹ tại nước xuất xứ.

Có. Theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty mẹ phải được thành lập hợp pháp ít nhất 1 năm trước khi có thể đăng ký VPĐD tại Việt Nam. Bạn cần cung cấp báo cáo tài chính đã kiểm toán của năm tài chính gần nhất làm bằng chứng hoạt động.

Trưởng Đại diện là người được ủy quyền quản lý hoạt động hàng ngày của VPĐD và đại diện cho công ty mẹ tại Việt Nam. Mỗi VPĐD phải bổ nhiệm ít nhất một Trưởng Đại diện. Người này có thể là người nước ngoài (cần giấy phép lao động) hoặc công dân Việt Nam, phải cư trú tại Việt Nam và chịu trách nhiệm tuân thủ pháp luật.

Có. VPĐD được tuyển trực tiếp nhân viên Việt Nam theo hợp đồng lao động tiêu chuẩn. Nhân viên nước ngoài cũng có thể làm việc tại VPĐD nhưng cần giấy phép lao động do Sở Nội vụ (cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh) cấp. VPĐD phải đóng bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp, giống như doanh nghiệp có pháp nhân.

VPĐD không chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) vì không tạo doanh thu. Tuy nhiên, VPĐD có các nghĩa vụ thuế khác: khấu trừ và kê khai thuế thu nhập cá nhân (PIT) cho nhân viên, đóng bảo hiểm xã hội và y tế, và Thuế Nhà thầu Nước ngoài (FCT) có thể áp dụng nếu công ty mẹ nhận thanh toán liên quan đến dịch vụ có nguồn gốc Việt Nam. VPĐD cũng phải đăng ký mã số thuế và nộp tờ khai thuế định kỳ.

Chi phí thành lập bao gồm: phí dịch vụ ICLV (từ $1.800), lệ phí nhà nước ($150-$300), hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille và dịch thuật ($300-$600 tùy quốc gia), và con dấu ($50-$80). Chi phí duy trì hàng năm gồm: văn phòng ($150-$500/tháng cho văn phòng dịch vụ), gia hạn giấy phép lao động Trưởng Đại diện, nộp báo cáo hoạt động hàng năm và kế toán/thuế. Tổng chi phí năm đầu khoảng $5.000-$10.000, thấp hơn đáng kể so với thành lập công ty TNHH.

Giấy phép VPĐD có hiệu lực tối đa 5 năm và có thể gia hạn. Chúng tôi theo dõi mọi thời hạn gia hạn và xử lý toàn bộ quy trình.

Có, và nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam lựa chọn lộ trình phát triển này. Thứ tự thường dùng là giữ VPĐD cho đến khi công ty mới giao dịch được. Trước hết, công ty xin IRC và ERC tại Sở Tài chính (tiếp nhận chức năng Sở KH&ĐT cũ) và mở tài khoản vốn. Sau đó chấm dứt hợp đồng lao động của VPĐD, nhân viên ký hợp đồng mới với công ty, người nước ngoài xin lại giấy phép lao động theo pháp nhân mới và VPĐD quyết toán thuế. Cuối cùng, công ty mẹ thông báo chấm dứt hoạt động VPĐD cho cơ quan cấp phép và trả lại giấy phép theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP. ICLV điều phối từng bước để lương và kê khai thuế không bị gián đoạn.