Doanh nghiệp quốc tế khi thành lập doanh nghiệp FDI tại Việt Nam thường cân nhắc giữa Văn phòng đại diện (RO) và thuê ngoài nhân sự (EOR). Cả hai đều không đòi vốn góp như công ty con, nhưng EOR đang bị giới hạn trong giai đoạn chuyển tiếp (xem mục 4). Nếu cần pháp nhân đầy đủ, xem các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.
Hai mô hình có cơ sở pháp lý khác nhau. RO theo Luật Thương mại 2005 bị cấm kinh doanh sinh lời. EOR theo Bộ luật Lao động 2019 chỉ áp dụng cho một số vị trí thuộc danh mục cho thuê lại (như hỗ trợ bán hàng, phiên dịch), tối đa 12 tháng. Chọn sai mô hình sẽ dẫn đến vi phạm và rủi ro thuế cơ sở thường trú (PE).
1. Ranh giới pháp lý: Văn phòng đại diện vs. Thuê ngoài nhân sự EOR
Hiểu rõ bản chất pháp lý của từng mô hình là yêu cầu tiên quyết để bảo đảm tuân thủ pháp luật Việt Nam.
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện (RO) | Thuê ngoài nhân sự (EOR) |
|---|---|---|
| Văn bản | Luật Thương mại 2005 | Bộ luật Lao động 2019 |
| Cấp phép | Sở Công Thương, hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nếu văn phòng đặt trong khu | Không cấp mới đến 28/02/2027; thông báo hoạt động cho Sở Nội vụ (trước đây là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) |
| Tư cách | Đơn vị phụ thuộc công ty mẹ | Hợp đồng dịch vụ ba bên |
| Công ty mẹ | Hoạt động từ 01 năm | Không giới hạn thời gian |
| Hợp đồng | Không ký hợp đồng kinh doanh sinh lời; được ký hợp đồng phục vụ hoạt động văn phòng (thuê trụ sở, tuyển dụng, mua sắm) | Đơn vị EOR không kinh doanh thay bạn; hợp đồng bán hàng do công ty mẹ ký |
| Ký quỹ | Không yêu cầu vốn | Đơn vị EOR ký quỹ 02 tỷ đồng |
Bản chất đơn vị phụ thuộc của Văn phòng đại diện
Theo Luật Thương mại 2005, RO là đơn vị phụ thuộc thành lập để tìm hiểu thị trường và xúc tiến kinh doanh. RO không có pháp nhân độc lập, không phát hành cổ phần. Mọi nghĩa vụ tài chính, pháp lý đều do công ty mẹ chịu trách nhiệm.
Mô hình EOR theo quy định cho thuê lại lao động
Tại Việt Nam, mô hình EOR là hoạt động cho thuê lại lao động (Điều 52-58 Bộ luật Lao động 2019). Đơn vị EOR là người sử dụng lao động hợp pháp (ký hợp đồng, đóng bảo hiểm, quyết toán thuế TNCN, xin giấy phép lao động). Khách hàng trực tiếp giao việc và quản lý.
2. Phạm vi hoạt động và hạn chế luật định theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP
Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện hẹp. Vượt phạm vi này, RO có thể bị thu hồi giấy phép và công ty mẹ chịu rủi ro thuế (xem mục 5).
| Hoạt động được phép | Hoạt động bị nghiêm cấm |
|---|---|
| Đầu mối liên lạc, phát triển quan hệ đối tác | Trực tiếp kinh doanh sinh lợi, cung ứng dịch vụ thu phí |
| Nghiên cứu thị trường, khảo sát nhu cầu | Ký kết hợp đồng thương mại nhân danh RO |
| Xúc tiến cơ hội đầu tư của công ty mẹ | Xuất hóa đơn VAT hoặc thu tiền bán hàng |
| Giám sát thực hiện hợp đồng của công ty mẹ | Cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa độc lập |
Điều cấm kinh doanh sinh lợi trực tiếp
Nghị định này quy định: RO chỉ hoạt động liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến. RO không được ký hợp đồng kinh tế, không thu tiền và không xuất hóa đơn VAT.
Hợp đồng thương mại phải do công ty mẹ trực tiếp ký kết. Trưởng đại diện chỉ được ký khi có Giấy ủy quyền (POA) hợp pháp của công ty mẹ, và hợp đồng phải ghi rõ là ký thay mặt công ty mẹ, không nhân danh RO. Hợp đồng phục vụ hoạt động văn phòng, như thuê trụ sở hay tuyển dụng, thì RO được ký.
Báo cáo hoạt động hằng năm
Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP (Điều 32.1), RO nộp báo cáo hoạt động hằng năm cho cơ quan cấp phép, là Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu:
- Thời hạn: Trước ngày 30/01 của năm sau.
- Mẫu: BC-1, ban hành theo Thông tư 11/2016/TT-BCT.
3. Trình tự thành lập và thời hạn cấp phép
Giấy phép thành lập RO do Sở Công Thương nơi đặt văn phòng cấp. Nếu văn phòng nằm trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, hồ sơ nộp tại Ban quản lý khu đó (Nghị định 07/2016/NĐ-CP Điều 5.2). Giấy phép có thời hạn 05 năm, không vượt thời hạn còn lại của đăng ký kinh doanh của công ty mẹ ở nước ngoài.
| Giai đoạn | Thời gian | Nội dung công việc chính |
|---|---|---|
| Chuẩn bị hồ sơ | 1-2 tuần | Hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc Apostille) đăng ký kinh doanh công ty mẹ, dịch công chứng |
| Nộp hồ sơ | Ngày 1 | Nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan cấp phép |
| Kiểm tra tính hợp lệ | Trong thời hạn cấp phép | Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu chưa hợp lệ |
| Cấp phép | 07 ngày làm việc | Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện |
| Hậu cấp phép | 10-15 ngày | Khắc dấu, đăng ký mã số thuế và mở tài khoản ngân hàng hoạt động |
Thành phần hồ sơ đăng ký thành lập
Theo Nghị định này, hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị: Đại diện công ty mẹ ký.
- Đăng ký kinh doanh: Hoạt động từ 01 năm (hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc chứng nhận Apostille nếu do nước thành viên Công ước Apostille cấp, từ 11/09/2026 theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP).
- Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính hoặc tài liệu chứng minh nghĩa vụ thuế năm gần nhất (hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille).
- Bổ nhiệm Trưởng đại diện: Kèm hộ chiếu công chứng.
- Hồ sơ địa điểm: Hợp đồng thuê văn phòng hợp lệ.
4. EOR theo quy định về cho thuê lại lao động
Tại Việt Nam, EOR là hoạt động cho thuê lại lao động, chỉ áp dụng cho vị trí thuộc danh mục (ví dụ hỗ trợ bán hàng, phiên dịch). Điểm cần biết trước khi chọn: từ 01/07/2026 đến 28/02/2027, cơ quan nhà nước không cấp, gia hạn hay cấp lại giấy phép cho thuê lại lao động (Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP). Doanh nghiệp đang hoạt động giữ khoản ký quỹ 02 tỷ đồng, thông báo hoạt động cho Sở Nội vụ và báo cáo hằng quý trước ngày 05. Vì vậy chưa có đơn vị mới nào được cấp phép trong giai đoạn này, và EOR không phải đường tắt để vận hành ngay.
| Tiêu chuẩn pháp lý | Quy định (Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP) | Ý nghĩa tuân thủ |
|---|---|---|
| Thông báo hoạt động | 01/07/2026–28/02/2027 không cấp giấy phép; đơn vị cung ứng giữ ký quỹ, thông báo Sở Nội vụ và báo cáo quý trước ngày 05 (Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP). Cấp phép theo Điều 22 Nghị định 145/2020/NĐ-CP tạm dừng trong giai đoạn này | Yêu cầu đơn vị EOR cung cấp xác nhận ký quỹ và thông báo đã gửi Sở Nội vụ |
| Ký quỹ ngân hàng | Ký quỹ 02 tỷ đồng tại ngân hàng thương mại | Bảo đảm chi trả lương và bảo hiểm cho người lao động |
| Thời hạn cho thuê | Tối đa 12 tháng đối với mỗi người lao động | Sau 12 tháng phải chuyển đổi mô hình |
| Danh mục công việc | Giới hạn 20 công việc được phép cho thuê lại | Gồm phiên dịch, hỗ trợ bán hàng theo Phụ lục II; không gồm vị trí quản lý hoặc IT chung |
Giới hạn luật định về cho thuê lại lao động (Điều 53)
Theo Điều 53 Bộ luật Lao động 2019: chỉ dùng lao động thuê lại khi tăng đột biến nhu cầu, thay người nghỉ thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc làm nghĩa vụ công dân, hoặc cần lao động trình độ kỹ thuật cao; thời hạn tối đa 12 tháng/nhân viên. Không được dùng lao động thuê lại để thay người đang đình công hoặc giải quyết tranh chấp lao động, hay người bị cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế.
Phân định trách nhiệm trong mô hình EOR
- Đơn vị EOR: Ký hợp đồng, trả lương, đóng bảo hiểm, quyết toán thuế TNCN và bảo lãnh giấy phép lao động (Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
- Khách hàng ngoại: Quản lý chuyên môn, đánh giá KPI và bảo đảm an toàn lao động.
5. Quản trị thuế, tuân thủ bảo hiểm xã hội và rủi ro cơ sở thường trú
RO và EOR đều kéo theo nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội riêng.
| Lĩnh vực | Văn phòng đại diện (RO) | Thuê ngoài nhân sự (EOR) |
|---|---|---|
| Thuế TNDN | Miễn thuế (Không doanh thu) | EOR nộp trên phí dịch vụ |
| Thuế VAT | Không chịu thuế | VAT 10% trên phí dịch vụ (8% đến hết 31/12/2026 nếu đủ điều kiện) |
| Thuế TNCN | Khấu trừ nhân sự RO | EOR khấu trừ qua bảng lương |
| BHXH | Tự nộp 32% lương | EOR trích nộp theo mã của họ |
| Rủi ro PE | Cao nếu ký hợp đồng | Không loại trừ: tùy ai đàm phán và ký hợp đồng |
Rủi ro cơ sở thường trú (PE) đối với Văn phòng đại diện
RO được miễn thuế TNDN vì không có doanh thu. Nếu nhân sự tham gia đàm phán giá hoặc ký hợp đồng thay công ty mẹ, cơ quan thuế có quyền ấn định RO là Cơ sở thường trú (PE) theo Hiệp định DTA và Luật Thuế TNDN.
Khi bị ấn định cơ sở thường trú:
- Truy thu thuế TNDN công ty mẹ (20% lợi nhuận hoặc thuế FCT).
- Phạt vi phạm hành chính, tính chậm nộp 0,03%/ngày.
- Cơ quan cấp phép có thể thu hồi Giấy phép RO do hoạt động sai mục đích.
Tuân thủ bảo hiểm xã hội và giấy phép lao động
- BHXH: Theo Luật BHXH 41/2024/QH15, đóng bảo hiểm cho nhân sự hợp đồng từ 01 tháng với tỷ lệ 32% (doanh nghiệp 21,5%, lao động 10,5%).
- Giấy phép lao động: Nhân sự ngoại tại RO phải có giấy phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP; không được miễn trừ diện vốn góp vì RO không có vốn điều lệ.
6. Ma trận quyết định chiến lược và lộ trình chuyển đổi sang công ty TNHH
Lựa chọn giữa RO, EOR hay công ty con (TNHH) phụ thuộc vào mục tiêu, thời gian và quy mô vốn đầu tư.
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện (RO) | Dịch vụ nhân sự (EOR) | Công ty con FDI (TNHH) |
|---|---|---|---|
| Mục tiêu | Nghiên cứu thị trường, liên lạc | Thử nghiệm ngắn với vị trí hỗ trợ trong danh mục | Sản xuất, thương mại đầy đủ |
| Thời gian | 3-4 tuần | Tùy đơn vị cung ứng; không có giấy phép mới đến 28/02/2027 | 4–6 tuần kể từ khi đủ hồ sơ hợp lệ |
| Chi phí | Thấp (Văn phòng, 2-3 người) | Trung bình (Phí EOR 10-25%) | Chi phí quản trị độc lập |
| Hóa đơn | Không được xuất | Không có; hợp đồng bán hàng thuộc công ty mẹ | Xuất hóa đơn VAT hợp pháp |
| Vòng đời | Theo thời hạn giấy phép (tối đa 5 năm), gia hạn được | 6-12 tháng | Dài hạn |
Nguyên tắc lựa chọn mô hình phù hợp
- Chọn RO: Quản lý chuỗi cung ứng, nghiên cứu thị trường không sinh lợi.
- Chọn EOR: Cần nhân sự thuộc danh mục cho thuê lại trong giai đoạn tăng đột xuất, tối đa 12 tháng, và đã kiểm tra đơn vị cung ứng có ký quỹ và thông báo Sở Nội vụ.
- Chuyển sang TNHH: Khi hết hạn 12 tháng EOR hoặc cần xuất hóa đơn VAT.
Lộ trình chuyển đổi từ EOR sang công ty TNHH
- Lập pháp nhân: Xin cấp IRC và ERC tại Sở Tài chính (trước đây là Sở Kế hoạch và Đầu tư). IRC trước ERC là thực hành đối với nhà đầu tư nước ngoài, không phải quy định.
- Chuyển nhân sự: Ký hợp đồng trực tiếp với TNHH, bảo lưu thâm niên.
- Giấy phép: Cấp mới giấy phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Indochina Link Vietnam hỗ trợ thủ tục cấp phép RO và tư vấn EOR: soạn hồ sơ, cấp giấy phép lao động, kiểm soát rủi ro PE và chuyển đổi pháp nhân an toàn. Liên hệ nhóm tư vấn để được hỗ trợ.
