1. 总则
本《个人数据保护政策》（下称“本政策”）由越南印支联盟有限公司（Indochina Link Vietnam Co., Ltd.）（税号：0314028165，会计执照号：157/KDKET）根据自2023年7月1日起生效的《个人数据保护法》（第91/2025/QH15号）（下称“《个人数据保护法》”或“越南个人数据保护法令”）制定并发布。
本政策规范越南印支联盟有限公司对以下主体的个人数据的处理：
- 使用我们会计、税务、薪资和咨询服务的客户
- 作为我们服务交付（例如，薪资处理、个人所得税申报、工作许可证申请）的一部分，其数据被处理的客户公司员工
- 根据服务协议向我们提供其个人数据的第三方，且客户声明并保证该等数据是依法收集并已获得适当同意
- 通过联系表单或新闻订阅提交信息的网站访客
2. 定义
| 术语 | 定义 |
|---|---|
| 个人数据 | 以符号、字母、数字、图像、声音或数字环境中类似形式存在，能够识别或可用于识别特定自然人的信息（第91/2025号法律第2条） |
| 基本个人数据 | 姓名、出生日期、性别、国籍、地址、电话号码、电子邮件、身份证/护照号码、税号、社会保险号 |
| 敏感个人数据 | 财务数据、健康记录、生物识别数据、宗教信仰、政治观点、犯罪记录和位置数据（第91/2025号法律第2.4条） |
| 数据控制者 | 决定个人数据处理目的和方式的实体 |
| 数据处理者 | 代表数据控制者处理个人数据的实体 |
3. 我们作为控制者和处理者的角色
在提供服务过程中，越南印支联盟有限公司扮演以下角色：
- 数据控制者：当我们为自身业务目的（例如，回复咨询、管理客户关系）直接从客户和网站访客处收集个人数据时
- 数据处理者：当我们代表客户处理员工个人数据时（例如，薪资处理、个人所得税申报、社保医保登记、工作许可证申请）
在作为数据处理者时，我们仅根据客户的指示和服务协议的条款处理个人数据。我们不会将客户员工数据用于自身目的。
4. 我们处理的个人数据类型
4.1 基本个人数据
- 全名（越南语及国际拼写）
- 出生日期、性别、国籍
- 身份证/护照/公民身份证号码
- 税号（TIN / MST）
- 社会保险号
- 电话号码和电子邮件地址
- 居住地址和户籍地址
- 雇佣信息（职位、部门、合同类型）
4.2 敏感个人数据
在提供会计、薪资和移民服务过程中，我们可能处理：
- 财务数据：薪资详情、银行账号、税款扣除、保险缴款
- 健康记录：体检结果（用于工作许可证申请）
- 犯罪记录：背景调查文件（用于工作许可证申请）
- 生物识别数据：照片（用于工作许可证和暂住证申请）
处理敏感个人数据需要获得数据主体的明确同意，该同意通过我们的客户签约流程获得。
5. 数据处理目的
我们处理个人数据用于以下目的：
- 服务交付：会计、簿记、薪资、税务合规、审计支持和移民服务
- 法律合规：根据越南法律要求提交纳税申报表、社保医保申报表和法定报告
- 客户沟通：服务更新、法规咨询和回复问询
- 风险管理：利益冲突检查、反洗钱合规（第19/2023/ND-CP号法令）和内部质量控制
- 合法商业利益：记录保存、审计追踪维护和争议解决
6. 数据收集方法
我们通过以下方式收集个人数据：
- 客户通过委托书和服务协议直接提交
- 网站联系表单和新闻订阅
- 电子邮件往来和电话沟通
- 从客户系统传输数据（薪资数据、员工记录）
- 公共登记处和政府数据库（用于验证目的）
7. 数据处理方法
- 手动处理：实体文件处理、会议和口头指示
- 自动处理：电子数据录入、薪资计算系统、会计软件以及通过政府门户网站进行电子申报
所有处理方法均遵守我们内部的安全协议和访问控制。自动处理不涉及对数据主体产生法律影响的画像或自动化决策。
8. 数据保留
我们根据以下越南法律要求保留个人数据：
| 文件类型 | 保留期限 | 法律依据 |
|---|---|---|
| 会计文件（发票、收据、日记账） | 至少5年 | 《会计法》（88/2015/QH13）第41条 |
| 财务报表和审计报告 | 至少10年 | 《会计法》（88/2015/QH13）第41条 |
| 纳税申报表及支持文件 | 至少10年 | 《税务管理法》（38/2019/QH14，经第56/2024/QH15号法律修订） |
| 薪资记录和社保医保文件 | 至少10年 | 《社会保险法》（41/2024/QH15） |
| 劳动合同和劳动记录 | 终止后至少5年 | 《劳动法》（45/2019/QH14） |
| 网站联系表单提交信息 | 最多3年 | 《个人数据保护法》（91/2025/QH15） |
适用保留期限届满后，除非法律要求继续处理，否则个人数据将被安全删除或匿名化。
9. 数据主体权利
根据《个人数据保护法》（91/2025/QH15），您对您的个人数据享有以下权利：
- 知情权：被告知您的个人数据处理情况
- 同意权：给予、撤回或修改数据处理同意
- 访问权：请求访问我们持有的您的个人数据
- 更正权：请求更正不准确或不完整的数据
- 删除权：请求删除您的数据（受法律保留义务限制）
- 限制处理权：限制您的数据处理方式
- 数据可携权：以结构化、通用格式接收您的数据
- 反对权：在特定情况下反对数据处理
- 投诉权：向公安部或主管当局提出投诉
- 索赔权：就侵犯您数据保护权利的行为寻求损害赔偿
如需行使上述任何权利，请将书面请求提交至 info@indochinalink.com。我们将根据《个人数据保护法》（91/2025/QH15）的要求，在收到有效请求后72小时内予以回复。可能需要额外的身份验证。
10. 数据安全措施
我们实施以下技术和组织措施以保护个人数据：
- 加密：所有传输中的数据均通过TLS/HTTPS加密。敏感文件在存储时加密。
- 访问控制：基于角色的访问控制将数据可见性限制在授权人员范围内
- 基础设施安全：Cloudflare WAF、DDoS防护和企业级托管
- 物理安全：对存储实体文件的办公场所进行受控访问
- 员工培训：定期进行关于《个人数据保护法》（91/2025/QH15）下数据保护义务的培训
- 事件响应：有记录的违规通知程序——根据法律要求在72小时内向公安部报告
11. 跨境数据传输
在我们正常服务过程中，个人数据在越南境内处理和存储。如需进行跨境传输（例如，向客户的海外母公司提供报告），我们遵守《个人数据保护法》（91/2025/QH15）的要求，包括：
- 获得数据主体对跨境传输的同意
- 准备并向公安部提交影响评估档案
- 确保接收国提供充分的数据保护保障
12. 客户义务
在向越南印支联盟有限公司提供个人数据时，客户有义务：
- 确保提供的所有个人数据均依法收集并已获得适当同意
- 告知数据主体，其数据将共享给越南印支联盟有限公司用于服务交付
- 确保提供的个人数据的准确性和完整性
- 遵守其自身在《个人数据保护法》（91/2025/QH15）下的义务
13. 本政策的变更
本政策可能会更新，以反映越南法律或我们数据处理实践的变化。重大变更将通过我们的常规咨询渠道告知客户。本页顶部的“最后更新”日期反映了最近的修订。
14. 管辖法律与争议解决
本政策受越南社会主义共和国法律管辖，包括《个人数据保护法》（第91/2025/QH15号）。因本政策引起的争议应通过协商解决，协商不成的，提交越南胡志明市有管辖权的法院裁决。
15. 联系信息
如有关于本《个人数据保护政策》的任何问题或请求：
- 公司： 越南印支联盟有限公司（Indochina Link Vietnam Co., Ltd.）
- 注册地址： 越南胡志明市春和坊黎正胜路117-119号安富广场3楼
- 电子邮件： info@indochinalink.com
- 电话： +84 282 2468 007
- 税号： 0314028165