Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay đổi căn bản quy trình cấp giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài trong khuôn khổ luật lao động và nhân sự Việt Nam. Thay vì 2 bước tách rời trước đây (phê duyệt nhu cầu riêng rồi mới xin cấp GPLĐ), doanh nghiệp nay nộp hồ sơ tích hợp duy nhất xử lý trong 10 ngày làm việc. Nghị định này thay thế phần về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam của Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
Nguyên tắc pháp lý then chốt mà nhiều nhà đầu tư FDI bỏ sót: Việt Nam bắt buộc doanh nghiệp phải có GPLĐ hoặc văn bản xác nhận miễn trước khi ký hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động chỉ được ký bằng văn bản sau khi người lao động được cấp GPLĐ (khoản 4 Điều 22 Nghị định này); ký trước có nguy cơ bị xem là trái pháp luật và bị tuyên vô hiệu theo Bộ luật Lao động 2019. Việc để người nước ngoài thực tế làm việc khi chưa có GPLĐ khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính từ 60 đến 150 triệu đồng theo Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
1. Tiêu chuẩn chuyên gia và lao động kỹ thuật theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Nghị định này chủ động hạ chuẩn kinh nghiệm nhằm tháo gỡ điểm nghẽn tuyển dụng nhân sự quốc tế chất lượng cao cho các dự án FDI:
- Chuyên gia (Điều 3):
- Tiêu chuẩn chung: Có bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam (giảm từ mức 3 năm so với quy định cũ).
- Lĩnh vực ưu tiên (Quy tắc 1 năm): Đối với chuyên gia trong các ngành tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội do bộ, cơ quan ngang bộ, UBND cấp tỉnh xác định, chỉ cần có bằng đại học đúng chuyên ngành và ít nhất 1 năm kinh nghiệm thực tế phù hợp.
- Lao động kỹ thuật:
- Lộ trình đào tạo: Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp (giảm từ mức 3 năm).
- Lộ trình tích lũy kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc thực tế phù hợp với công việc dự kiến đảm nhận (không bắt buộc phải có chứng chỉ đào tạo 1 năm).
Các văn bằng, chứng chỉ nghề và văn bản xác nhận kinh nghiệm do cơ quan nước ngoài cấp bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc chứng nhận Apostille nếu do nước thành viên Công ước Apostille cấp (từ 11/09/2026, theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP), trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại; vẫn phải dịch công chứng sang tiếng Việt.
2. Quy trình nộp hồ sơ gộp Mẫu số 03 và thời hạn thẩm định
Doanh nghiệp nộp một bộ hồ sơ duy nhất (Mẫu số 03) tích hợp đồng thời giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ. Bước tuyển dụng lao động Việt Nam được gộp vào Mẫu số 03: với người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng người Việt trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ và nêu trong phần II Mẫu số 03 rằng chưa tuyển được.
Thời hạn nộp hồ sơ (khoản 1 Điều 22): Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong khoảng thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
Hồ sơ cấp phép gồm các tài liệu pháp lý bắt buộc:
- Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định này: Văn bản đề nghị cấp GPLĐ tích hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động.
- Văn bằng đại học hoặc chứng chỉ nghề: Đã hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại) và dịch thuật công chứng.
- Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp không quá 6 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, đã hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille (nếu do cơ quan nước ngoài cấp); nếu chuyên gia đã cư trú tại Việt Nam thì nộp Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp.
- Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp; giấy khám của nước ngoài chỉ được dùng khi có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
- Ảnh chân dung 4x6 cm: Nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
- Hộ chiếu: Còn thời hạn.
Cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp) cấp GPLĐ (Mẫu số 04) trong 10 ngày làm việc. GPLĐ có thời hạn tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn 1 lần.
3. Các trường hợp miễn giấy phép lao động (Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
Nghị định này chuẩn hóa danh mục 15 trường hợp miễn GPLĐ, trong đó doanh nghiệp FDI cần đặc biệt chú ý 4 diện phổ biến:
- Nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên: Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên; hoặc Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc diện không phải cấp GPLĐ.
- Làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày/năm: Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có tổng thời gian tích lũy dưới 90 ngày trong 01 năm dương lịch.
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp (ICT): Nhân sự thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO của Việt Nam, đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng ngay trước khi sang Việt Nam làm việc.
- Luật sư nước ngoài: Đã được Bộ Tư pháp cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo luật định.
Thuộc diện miễn GPLĐ không đồng nghĩa với việc được làm việc mà không cần khai báo. Một số diện (như di chuyển nội bộ doanh nghiệp) vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ: nộp hồ sơ trong khoảng 10 đến 60 ngày trước ngày làm việc dự kiến, cơ quan cấp trong 5 ngày làm việc. Riêng nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng, người làm việc dưới 90 ngày/năm và luật sư nước ngoài không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc (khoản 4 Điều 9).
4. Thủ tục cấp thẻ tạm trú (TRC) và kết nối xuất nhập cảnh
Sau khi nhận được GPLĐ hoặc Giấy xác nhận miễn GPLĐ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo lãnh cấp Thẻ tạm trú (TRC - ký hiệu LĐ1 hoặc LĐ2) tại Cục hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh:
- Thời hạn Thẻ tạm trú được cấp tương ứng với thời hạn của GPLĐ (tối đa 2 năm).
- Sở hữu TRC giúp chuyên gia nước ngoài tự do xuất nhập cảnh Việt Nam nhiều lần mà không phải gia hạn visa, đồng thời thuận lợi cho việc đăng ký mã số thuế cá nhân, mở tài khoản ngân hàng và là cơ sở để bảo lãnh thẻ tạm trú thăm thân cho vợ/chồng, con cái.
- Thời gian thụ lý cấp TRC thông thường từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan xuất nhập cảnh.
5. Phân định De Jure vs De Facto: bẫy rủi ro “Pure EOR” cho lao động nước ngoài
Nhiều doanh nghiệp nước ngoài khi mới tiếp cận thị trường Việt Nam thường tìm đến mô hình Employer of Record (EOR) với mong muốn ủy thác trọn gói việc đứng tên bảo lãnh Work Permit và Thẻ tạm trú cho chuyên gia, sau đó phái cử expat này đến làm việc tại các nhà xưởng, chi nhánh hoặc đối tác ở Việt Nam.
Tuy nhiên, trong thực tiễn pháp lý Việt Nam:
Cảnh báo rủi ro khi dùng EOR để phái cử lao động nước ngoài
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định này, đơn vị trực tiếp sử dụng lao động nước ngoài phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và nộp hồ sơ cấp GPLĐ. Vì vậy, nếu một đơn vị dịch vụ xin GPLĐ rồi phái cử người lao động sang làm việc tại pháp nhân độc lập khác, hồ sơ có nguy cơ bị cơ quan cấp phép từ chối vì người đứng tên không phải người sử dụng lao động thực tế.
Đối với trường hợp tập đoàn quốc tế cần đưa chuyên gia sang chuyển giao kỹ thuật, lắp đặt máy móc hoặc giám sát dự án khi chưa kịp thành lập công ty con, giải pháp tuân thủ chuẩn mực được ICLV tư vấn là Mô hình Cung cấp Dịch vụ Kỹ thuật Chuyên môn (Professional Service Delivery Model):
- Doanh nghiệp đối tác hoặc công ty liên kết tại Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ kinh tế với công ty mẹ ở nước ngoài.
- Chuyên gia được cấp phép theo diện thực hiện hợp đồng dịch vụ hoặc bảo lãnh trực tiếp dưới pháp nhân có mã ngành kỹ thuật phù hợp, giảm đáng kể rủi ro bị thanh tra liên ngành xử phạt lao động trái phép.
6. Khung xử phạt hành chính và chế tài trục xuất (Nghị định 283/2026/NĐ-CP)
Chế tài áp dụng đối với vi phạm về lao động nước ngoài được quy định tại Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/09/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Mức phạt tiền đối với tổ chức, doanh nghiệp gấp 2 lần so với cá nhân theo quy định chung về xử phạt:
| Hành vi vi phạm hành chính | Phạt tiền cá nhân | Phạt tiền doanh nghiệp (x2) | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Sử dụng từ 1 đến 10 LĐNN không có GPLĐ | 30 - 45 triệu VNĐ | 60 - 90 triệu VNĐ | Khoản 5(a) |
| Sử dụng từ 11 đến 20 LĐNN không có GPLĐ | 45 - 60 triệu VNĐ | 90 - 120 triệu VNĐ | Khoản 5(b) |
| Sử dụng từ 21 LĐNN trở lên không có GPLĐ | 60 - 75 triệu VNĐ | 120 - 150 triệu VNĐ | Khoản 5(c) |
| Sử dụng LĐNN có GPLĐ đã hết hiệu lực | Tương tự khung trên | Tương tự khung trên | Khoản 5 |
| Không thông báo, thông báo không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ theo Điều 9 và Điều 22 Nghị định 219 | 1 - 3 triệu VNĐ | 2 - 6 triệu VNĐ | Khoản 1 |
Ngoài phạt tiền, người lao động nước ngoài làm việc không phép bị phạt 15 - 25 triệu đồng (khoản 3) và có thể bị trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam theo hình thức xử phạt bổ sung (khoản 6). Cơ quan thuế cũng có thể xem xét loại các khoản chi lương cho lao động không có GPLĐ khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
7. Các lỗi thường gặp và quy trình kiểm soát rủi ro nhân sự
Khi triển khai thủ tục xin cấp GPLĐ và TRC, doanh nghiệp FDI thường vướng phải 4 sai sót phổ biến:
- Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Apostille thiếu bước: Bằng cấp nước ngoài nếu không được cơ quan có thẩm quyền nước sở tại chứng nhận trước khi hợp pháp hóa lãnh sự hoặc cấp Apostille có thể bị từ chối tiếp nhận, làm gián đoạn kế hoạch tuyển dụng nhiều tuần.
- Lý lịch tư pháp quá hạn 6 tháng: Phiếu lý lịch tư pháp phải còn thời hạn dưới 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Khi chuẩn bị hồ sơ song song, doanh nghiệp cần tính toán thời gian lấy lý lịch tư pháp ăn khớp với ngày nộp Mẫu số 03.
- Khám sức khỏe sai bệnh viện chỉ định: Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp; giấy khám của cơ sở không đáp ứng điều kiện này có nguy cơ bị từ chối.
- Nộp hồ sơ gia hạn trễ hạn: Hồ sơ đề nghị gia hạn GPLĐ phải nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày so với ngày GPLĐ hết hạn (Điều 28 Nghị định này). Nộp ngoài khung thời gian này thì hồ sơ gia hạn có nguy cơ bị từ chối; khi GPLĐ đã hết hạn, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới.
Sau khi có GPLĐ, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện chuỗi tuân thủ: ký kết hợp đồng lao động theo đúng loại hình, trích nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc cho lao động nước ngoài đối với lao động nước ngoài có hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng (đóng 20,5% từ phía NSDLĐ và 9,5% từ phía NLĐ, gồm cả BHYT, không đóng BHTN; nhân sự di chuyển nội bộ doanh nghiệp được loại trừ), và thực hiện kê khai, khấu trừ thuế TNCN expat. Bức tranh tuân thủ tổng thể được phân tích tại luật lao động và nhân sự FDI.
Indochina Link Vietnam đồng hành cùng doanh nghiệp FDI trọn quy trình: từ thẩm định hồ sơ chuyên gia, xử lý hợp pháp hóa lãnh sự, đại diện nộp hồ sơ gộp Mẫu số 03 tại cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh, đến cấp thẻ tạm trú TRC và tư vấn thiết kế hợp đồng dịch vụ phái cử chuyên gia. Bạn có thể tham khảo dịch vụ giấy phép lao động và visa của ICLV để rút ngắn thời gian xử lý và giảm rủi ro pháp lý.
