Tổng mức đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) đạt 32% lương gộp tại Việt Nam là nghĩa vụ pháp lý trọng yếu trong hệ thống luật lao động và nhân sự Việt Nam (doanh nghiệp chịu 21,5%, người lao động đóng 10,5%) theo Luật BHXH 2024 (Luật 41/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025) và các văn bản hướng dẫn chi tiết áp dụng trong năm 2026. Từ 01/01/2026, lương tối thiểu Vùng I là VND 5.310.000 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Lương trả không được thấp hơn mức này nên trên thực tế căn cứ đóng của người làm đủ thời giờ thường cao hơn sàn BHXH (mức tham chiếu theo Luật BHXH), đòi hỏi cấu hình lại phần mềm tính lương.
Việt Nam hiện chỉ ký 1 hiệp định song phương về BHXH, do đó hầu hết lao động nước ngoài có hợp đồng từ đủ 12 tháng đều phải tham gia BHXH và BHYT. Thanh tra BHXH sẽ truy thu cả phần doanh nghiệp lẫn người lao động kèm lãi chậm nộp nếu thiết lập sai cơ sở đóng.
1. Hệ thống BHXH, BHYT và BHTN bắt buộc tại Việt Nam
Việt Nam vận hành hệ thống BHXH, BHYT, và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) (“SHUI”) bắt buộc, áp dụng cho doanh nghiệp từ ngày đầu tiên của hợp đồng lao động, không có thời gian ân hạn, ngưỡng quy mô, hay miễn trừ theo ngành.
- BHXH chi trả hưu trí, thai sản, ốm đau, và tai nạn lao động. Cả lao động Việt Nam và nước ngoài có HĐLĐ tại Việt Nam đều phải tham gia.
- BHYT cấp quyền khám chữa bệnh tại cơ sở y tế công đăng ký. Áp dụng cho mọi người lao động bất kể quốc tịch.
- BHTN hỗ trợ khi mất việc, chỉ áp dụng cho lao động Việt Nam. Lao động nước ngoài miễn BHTN.
Hiểu lầm phổ biến: lao động nước ngoài không miễn BHXH. Theo Luật BHXH 2024, lao động nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng phải đóng BHXH-BHYT, chỉ BHTN là miễn. Đăng ký phải hoàn thành trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia. Người làm việc theo hợp đồng thử việc chưa thuộc diện BHXH bắt buộc (theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP); nếu thử việc là điều khoản trong hợp đồng lao động, cần xác định theo loại hợp đồng đã ký.
2. Tỷ lệ trích đóng và cơ cấu tiền lương tính BHXH năm 2026
Doanh nghiệp chịu 21,5% trên cơ sở đóng qua ba chương trình bắt buộc, người lao động đóng 10,5%, theo Luật BHXH 2024 và văn bản hướng dẫn.
| Chương trình | DN đóng | NLĐ đóng | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Theo Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, cơ sở đóng gồm lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác có mức tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ trả lương. Khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc, chất lượng thực hiện công việc (như thưởng theo kết quả) không thuộc cơ sở đóng. Khoản khác như hỗ trợ xăng xe, điện thoại, tiền nhà cần xem từng trường hợp: ghi mức cụ thể trong hợp đồng và trả đều đặn thì có thể thuộc cơ sở đóng.
HĐLĐ phải tách rõ lương gross với phụ cấp, gộp chi trả không tách biệt sẽ bị phản bác khi thanh tra. Cần có phụ lục điều chỉnh lương khi tăng lương, bảng chấm công cho tính lương làm thêm, và chứng từ chi phụ cấp có chữ ký người nhận.
Lỗi hồ sơ phổ biến nhất: dùng hợp đồng lương net mà không ghi rõ mức gross. Khi người lao động làm hồ sơ hưởng chế độ hoặc khi bị thanh tra, cơ quan BHXH yêu cầu chứng minh lương gross, buộc tính ngược (gross-up) với cơ sở đóng thường cao hơn dự kiến.
3. Mức sàn đóng theo lương tối thiểu vùng
Lương tối thiểu vùng tăng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP; vì lương không được trả thấp hơn mức này, đây là sàn thực tế cho căn cứ đóng BHXH.
| Vùng | Mức tối thiểu/tháng (2026) | DN đóng tối thiểu (21,5%) |
|---|---|---|
| Vùng I (Hà Nội, TP.HCM) | VND 5.310.000 | VND 1.141.650 |
| Vùng II | VND 4.730.000 | VND 1.016.950 |
| Vùng III | VND 4.140.000 | VND 890.100 |
| Vùng IV | VND 3.700.000 | VND 795.500 |
Trả lương dưới mức tối thiểu vùng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và cơ quan BHXH truy thu phần chênh lệch hồi tố. Chi tiết mức lương và tác động đến OT, xem lương tối thiểu vùng 2026.
Về cách tính Gross-Net và tổng chi phí sử dụng lao động, xem bảng tính lương Gross-Net và BHXH.
4. Mức trần đóng BHXH theo mức tham chiếu mới
“Mức lương cơ sở” (mức tham chiếu theo Luật BHXH mới) là chuẩn do Chính phủ quy định, khác biệt hoàn toàn với lương tối thiểu vùng, dùng để giới hạn mức đóng tối đa (trần đóng) BHXH, BHYT và làm căn cứ tính các chế độ trợ cấp.
Năm 2026 đánh dấu mốc điều chỉnh quan trọng về mức trần này theo lộ trình cải cách tiền lương của Chính phủ:
- Giai đoạn 1 (Trước ngày 01/07/2026): Mức chuẩn là VND 2.340.000/tháng (Nghị định 73/2024/NĐ-CP). Trần đóng BHXH-BHYT (20 lần) = VND 46.800.000/tháng.
- Giai đoạn 2 (Từ ngày 01/07/2026 trở đi): Mức chuẩn tăng lên VND 2.530.000/tháng, bằng lương cơ sở theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP. Trần đóng BHXH-BHYT (20 lần) tăng lên = VND 50.600.000/tháng.
- Trần BHTN (áp dụng cả năm 2026): Bằng 20 lần lương tối thiểu vùng, đối với Vùng I (TP.HCM, Hà Nội): 20 × VND 5.310.000 = VND 106.200.000/tháng (Nghị định 293/2025/NĐ-CP).
Bảng so sánh mức đóng tối đa cho nhân sự có thu nhập cao
Một giám đốc hoặc chuyên gia cấp cao tại TP.HCM có mức lương thỏa thuận là VND 150.000.000/tháng:
| Giai đoạn áp dụng | Căn cứ trần đóng BHXH/BHYT | Tiền DN đóng tối đa (VND) | Tiền NLĐ đóng tối đa (VND) | Tổng nộp tối đa (VND) |
|---|---|---|---|---|
| Trước 01/07/2026 | Trần 46.800.000 (Lương chuẩn 2.340.000) |
10.656.000 (BHXH+BHYT: 9.594.000 + BHTN: 1.062.000) |
5.508.000 (BHXH+BHYT: 4.446.000 + BHTN: 1.062.000) |
16.164.000/tháng |
| Từ 01/07/2026 trở đi | Trần 50.600.000 (Lương chuẩn 2.530.000) |
11.435.000 (BHXH+BHYT: 10.373.000 + BHTN: 1.062.000) |
5.869.000 (BHXH+BHYT: 4.807.000 + BHTN: 1.062.000) |
17.304.000/tháng |
| Mức chênh lệch tăng | +3.800.000/tháng | +779.000/tháng | +361.000/tháng | +1.140.000/tháng |
Điểm mấu chốt cho Giám đốc Nhân sự và Tài chính FDI:
- Cơ chế trần đóng khống chế tỷ lệ chi phí bảo hiểm thực tế của doanh nghiệp đối với nhân sự cấp cao chỉ ở mức 7,10% đến 7,62% tổng thu nhập (thấp hơn nhiều so với tỷ lệ danh nghĩa 21,5%).
- Toàn bộ phần thu nhập vượt trên mức trần (trên 46,8 triệu đồng trước 1/7 và trên 50,6 triệu đồng từ 1/7) hoàn toàn không phải trích nộp BHXH và BHYT.
⚠️ Lưu ý thanh tra: Mức tham chiếu là căn cứ cho cả mức thấp nhất lẫn trần (20 lần) của tiền lương đóng; lương tối thiểu vùng là sàn thực tế vì lương trả không được thấp hơn mức này. Doanh nghiệp không được nhầm hai chuẩn này khi kê khai cơ sở đóng.
5. Quy định đóng BHXH cho người lao động nước ngoài
Căn cứ Luật BHXH 2024 (Luật 41/2024/QH15) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam bắt buộc tham gia BHXH khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên tại Việt Nam (Điều 2 Luật BHXH). Ba trường hợp ngoại lệ không thuộc diện bắt buộc: di chuyển nội bộ doanh nghiệp (trong 11 ngành dịch vụ cam kết WTO, được tuyển dụng ở nước ngoài trước ít nhất 12 tháng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP), đã đủ tuổi nghỉ hưu theo Điều 169 Bộ luật Lao động, hoặc điều ước quốc tế quy định khác.
Về cơ cấu tỷ lệ: Người lao động nước ngoài đóng 9,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%; miễn đóng BHTN), doanh nghiệp đóng 20,5% (BHXH 17,5% gồm 3% ốm đau thai sản, 0,5% TNLĐ-BNN, 14% hưu trí tử tuất; BHYT 3%; miễn đóng BHTN), tổng tỷ lệ trích nộp là 30%. Mức trần đóng BHXH-BHYT áp dụng tương tự lao động Việt Nam (46,8 triệu đồng trước 01/07/2026 và 50,6 triệu đồng từ 01/07/2026).
Vì giấy phép lao động quyết định phạm vi đóng BHXH, doanh nghiệp cần theo dõi sát phân loại tại giấy phép lao động và thẻ tạm trú. Khi nhân sự expat kết thúc hợp đồng và xuất cảnh, họ có quyền làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần cho phần hưu trí tử tuất theo Luật BHXH, thực hiện cùng lúc với thủ tục quyết toán thuế TNCN.
6. Lịch nộp, rủi ro thanh tra và chế tài xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP
Doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp tháng trả lương. Thủ tục đăng ký người lao động tham gia bảo hiểm lần đầu phải hoàn thành trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm. Mọi khoản BHXH vẫn phải đóng đầy đủ trong các ngày lễ, tết và nghỉ phép có lương, cơ sở đóng không được giảm trừ theo số ngày nghỉ.
Theo Điều 40 Luật 41/2024/QH15, hành vi chậm đóng bị buộc đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng. Chậm đóng cũng gây trở ngại khi giải quyết chế độ cho người lao động (theo Nghị định hướng dẫn).
Chế tài xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/09/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP; mức dưới đây ghi theo văn bản (mức cá nhân), tổ chức bị phạt gấp 2 lần):
- Chậm đóng, đóng thiếu số tiền phải đóng: Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản (tối đa không quá 75.000.000 đồng); không đăng ký đủ số người tham gia thì xử phạt theo Điều 43. Kèm biện pháp buộc nộp đủ số tiền nợ gốc và đóng đủ toàn bộ số tiền lãi chậm nộp.
- Trốn đóng BHXH (Điều 44): Phạt tiền từ 18% đến 20% số tiền trốn đóng, tối đa 75.000.000 đồng, buộc nộp lại toàn bộ số tiền trốn đóng kèm tiền lãi 0,03%/ngày. Trốn đóng từ 06 tháng trở lên, với số tiền từ 50.000.000 đồng hoặc cho từ 10 người lao động trở lên, đã bị xử phạt hành chính mà còn vi phạm thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015.
Với các mức phạt tính theo tỷ lệ phần trăm, nên xác nhận cách áp dụng cho tổ chức với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc luật sư.
Các sai phạm phổ biến nhất tại doanh nghiệp FDI bao gồm: Dùng lương net làm cơ sở đóng, loại trừ phụ cấp thường xuyên trái quy định, áp sai lương tối thiểu vùng và chậm báo giảm lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động. Do quỹ lương đóng BHXH cũng là căn cứ tính kinh phí công đoàn 2%, khai sai quỹ lương BHXH kéo theo sai số kinh phí công đoàn phải nộp. Doanh nghiệp cần cập nhật các hạn nộp định kỳ vào lịch tuân thủ nhân sự hàng năm để triệt tiêu mọi rủi ro thanh tra.
Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp thông tin chung về quy định an sinh xã hội Việt Nam năm 2026. Doanh nghiệp cần đối chiếu tình huống thực tế và tham vấn chuyên gia lao động trước khi ban hành chính sách tiền lương nội bộ.
