Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên. Tổng mức đóng: 32% lương (người sử dụng lao động 21,5%, người lao động 10,5%). Chậm đóng bị tính lãi 0,03%/ngày (NĐ 274/2025/NĐ-CP). Không đăng ký hoặc trốn đóng bị phạt 5–75 triệu đồng (NĐ 12/2022/NĐ-CP).
⚠️ Luật BHXH 2024 (Luật 41/2024/QH15) hiệu lực từ 01/07/2025, thay thế Luật 58/2014. Thay đổi lớn nhất: hạ ngưỡng hợp đồng bắt buộc từ ≥3 tháng xuống ≥1 tháng, thêm chủ hộ kinh doanh vào diện bắt buộc.
Đối tượng bắt buộc tham gia BHXH
Doanh nghiệp
Mọi loại hình doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng đều phải tham gia: TNHH, cổ phần, hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, hộ kinh doanh có thuê lao động. Từ 01/07/2025: chủ hộ kinh doanh cũng thuộc diện bắt buộc (Luật 41/2024, Điều 27).
Người lao động
- Hợp đồng không xác định thời hạn — bắt buộc từ ngày đầu
- Hợp đồng xác định thời hạn ≥1 tháng (trước 01/07/2025: ≥3 tháng) — thay đổi quan trọng
- Người quản lý doanh nghiệp được trả lương
- Lao động nước ngoài có giấy phép lao động và hợp đồng ≥1 tháng
Hợp đồng dưới 1 tháng và lao động thử việc: có thể tự nguyện tham gia.
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu
Hồ sơ doanh nghiệp:
- Tờ khai đăng ký đơn vị (mẫu TK3-TS) — ký, đóng dấu người đại diện pháp luật
- Bản sao GCNĐKDN — chứng thực hoặc đối chiếu bản chính
- Bản sao đăng ký thuế — thể hiện mã số thuế
Hồ sơ người lao động:
- Danh sách lao động (mẫu D02-TS)
- Tờ khai cá nhân (mẫu TK1-TS) cho từng người
- Bản sao CCCD và hợp đồng lao động
Nộp tại BHXH quận/huyện nơi đăng ký kinh doanh, hoặc trực tuyến qua dichvucong.gov.vn (cần chữ ký số). Nộp trực tiếp: mang bản chính để đối chiếu, nhận biên nhận hồ sơ ngay. Nộp online: scan toàn bộ hồ sơ, ký số, hệ thống xác nhận trong 1-2 ngày làm việc.
Thời gian xử lý: Cấp mã số đơn vị BHXH: 1-2 ngày. Cấp sổ BHXH cho NLĐ: 5-7 ngày. Cấp thẻ BHYT: 7-10 ngày (NLĐ được sử dụng thẻ BHYT ngay sau khi có mã số đơn vị, không cần chờ thẻ cứng — tra cứu bằng CCCD tại cơ sở y tế).
Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc
| Loại bảo hiểm | Người sử dụng LĐ | Người lao động | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Tổng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Căn cứ đóng: lương cơ bản + phụ cấp thường xuyên (thâm niên, chức vụ, trách nhiệm). Tiền thưởng, phụ cấp ăn trưa, đi lại, điện thoại, làm thêm giờ không tính vào căn cứ đóng.
Trần đóng: 20 lần mức lương cơ sở. Theo NĐ 73/2024, mức lương cơ sở 2,34 triệu đồng → trần ~46,8 triệu đồng/tháng. Sàn: không thấp hơn lương tối thiểu vùng.
Lưu ý với người quản lý doanh nghiệp: Giám đốc, Phó Giám đốc có thể thỏa thuận mức lương đóng BHXH, nhưng không được thấp hơn lương tối thiểu vùng và phải ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm. Nhiều doanh nghiệp mới khai mức lương quản lý thấp hơn thực tế để giảm chi phí BHXH — cơ quan BHXH có quyền truy thu chênh lệch nếu phát hiện khi đối chiếu với tờ khai thuế TNCN.
Kết nối BHXH – Thuế TNDN: Khoản BHXH do người sử dụng lao động đóng (21,5%) được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN — với điều kiện doanh nghiệp đóng đúng hạn và đầy đủ. Đóng chậm hoặc thiếu: phần chậm/thiếu không được trừ chi phí, dẫn đến thuế TNDN tăng.
Thời hạn và phương thức đóng
Đóng hàng tháng, hạn chót ngày 20 tháng sau. Ví dụ: BHXH tháng 1 phải đóng trước 20/02. Trường hợp đặc biệt: đóng 3 tháng/lần (cần chấp thuận cơ quan BHXH) hoặc 6 tháng/lần (vùng sâu, vùng xa).
Phương thức đóng thực tế:
- Chuyển khoản ngân hàng — phổ biến nhất, chuyển vào tài khoản BHXH tỉnh/thành phố tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng được ủy nhiệm
- Internet Banking / Mobile Banking — liên hệ ngân hàng giao dịch để kết nối dịch vụ thu BHXH tự động
- Cổng dịch vụ công (dichvucong.gov.vn) — nộp hồ sơ kê khai online, thanh toán qua VNPay hoặc ngân hàng liên kết
Mỗi tháng, doanh nghiệp phải lập bảng kê lương (D02-TS) gửi cơ quan BHXH. Khi có biến động (tăng/giảm lao động, tăng lương): cập nhật trong kỳ đóng tiếp theo.
Mức phạt vi phạm:
| Vi phạm | Mức phạt | Cơ sở pháp lý |
|---|---|---|
| Không đăng ký / chậm đăng ký BHXH | 5–75 triệu đồng (tùy mức độ, thời gian) | NĐ 12/2022/NĐ-CP |
| Chậm đóng BHXH | Lãi 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng | NĐ 274/2025/NĐ-CP (Điều 7) |
| Không trao sổ BHXH cho NLĐ | 1–3 triệu đồng | NĐ 12/2022/NĐ-CP |
| Trốn đóng (cố ý, số tiền lớn) | Truy cứu trách nhiệm hình sự | Luật 41/2024/QH15 |
Mốc thời gian quan trọng:
- 30 ngày từ ngày ký HĐLĐ đầu tiên → đăng ký BHXH
- 7 ngày từ ngày nhận sổ/thẻ → trao cho người lao động
- 10 ngày từ ngày thay đổi thông tin → báo BHXH
Lỗi phổ biến khi đăng ký lần đầu
Doanh nghiệp mới thành lập thường mắc các lỗi sau:
- Đăng ký chậm hơn 30 ngày vì “chờ ổn định nhân sự” — không có ngoại lệ, bị truy thu + lãi từ ngày ký HĐLĐ đầu tiên
- Khai lương đóng BHXH thấp hơn lương thực tế — chênh lệch bị phát hiện khi đối chiếu với tờ khai thuế TNCN hàng tháng
- Quên đăng ký cho GĐ/PGĐ có hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm — người quản lý doanh nghiệp cũng thuộc diện bắt buộc
- Nộp hồ sơ thiếu mẫu TK1-TS cho từng NLĐ — bị trả lại, mất thêm 3-5 ngày
- Không giữ biên nhận khi nộp hồ sơ — khó chứng minh đã đăng ký đúng hạn nếu có tranh chấp
Thủ tục khi thay đổi thông tin
Đổi tên, địa chỉ, người đại diện: nộp hồ sơ trong 10 ngày từ khi có GCNĐKDN mới. Chuyển địa bàn: làm thủ tục chuyển hồ sơ từ BHXH cũ sang mới (5-7 ngày, mã số giữ nguyên).
Tách/hợp nhất/sáp nhập: doanh nghiệp mới đăng ký mã BHXH riêng (tách), hoặc chuyển hồ sơ sang doanh nghiệp nhận sáp nhập. Quyền lợi NLĐ được bảo toàn.
Indochina Link Vietnam cung cấp dịch vụ payroll và nhân sự bao gồm đăng ký BHXH lần đầu, kê khai hàng tháng, và xử lý thay đổi thông tin. Liên hệ để được hỗ trợ.
Nội dung dựa trên Luật BHXH 41/2024/QH15, NĐ 274/2025/NĐ-CP, NĐ 12/2022/NĐ-CP, NĐ 73/2024/NĐ-CP. Cập nhật đến tháng 4/2026. Quy định có thể thay đổi — tham khảo ý kiến chuyên gia lao động trước khi thực hiện.
