Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp FDI sau khi tuyển dụng nhân sự tại Việt Nam. Quy trình này thiết lập mã đơn vị thu, mở tài khoản giao dịch điện tử và bảo đảm quyền an sinh cho người lao động.
Để bảo đảm tuân thủ từ khi thành lập, doanh nghiệp cần đối chiếu luật lao động và nhân sự FDI. Bài viết hướng dẫn căn cứ pháp lý, danh mục biểu mẫu, quy trình điện tử và chế tài xử phạt hiện hành.
1. Đối tượng bắt buộc và căn cứ phát sinh nghĩa vụ đăng ký BHXH
Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, nghĩa vụ đăng ký phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc diện tham gia bắt buộc.
Các nhóm nhân sự thuộc diện tham gia bắt buộc
Doanh nghiệp FDI có trách nhiệm đăng ký bảo hiểm cho các nhóm nhân sự:
- Người lao động ký hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên: Áp dụng cho hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng và hợp đồng không xác định thời hạn theo Luật BHXH 2024.
- Người quản lý doanh nghiệp: Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý, dù có hay không hưởng tiền lương (khoản 1 Điều 2).
- Lao động nước ngoài: Chuyên gia quốc tế làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với doanh nghiệp tại Việt Nam (khoản 2 Điều 2), thường kèm giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú. Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp, người đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng và trường hợp điều ước quốc tế quy định khác không thuộc diện này.
Thời điểm phát sinh nghĩa vụ mở mã đơn vị
Nghĩa vụ mở mã đơn vị phát sinh khi ký hợp đồng lao động thực tế. Nếu có ERC nhưng chưa tuyển dụng, nghĩa vụ chưa phát sinh. Tuy nhiên, khi ký hợp đồng đầu tiên thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký trong 30 ngày (khoản 1 Điều 28).
2. Cơ cấu tỷ lệ trích nộp bảo hiểm bắt buộc năm 2026
Tỷ lệ trích nộp bảo hiểm được tính trên quỹ tiền lương tháng đóng bảo hiểm của người lao động:
| Quỹ thành phần bảo hiểm | Lao động Việt Nam (DN) | Lao động Việt Nam (NLĐ) | Lao động Nước ngoài (DN) | Lao động Nước ngoài (NLĐ) |
|---|---|---|---|---|
| Hưu trí và Tử tuất | 14,0% | 8,0% | 14,0% | 8,0% |
| Ốm đau và Thai sản | 3,0% | 0% | 3,0% | 0% |
| Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% | 0% | 0,5% | 0% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3,0% | 1,5% | 3,0% | 1,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1,0% | 1,0% | 0% (Miễn) | 0% (Miễn) |
| Tổng tỷ lệ bảo hiểm bắt buộc | 21,5% | 10,5% | 20,5% | 9,5% |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2,0% | 0% | 2,0% | 0% |
| Tổng nghĩa vụ tuân thủ chi phí | 23,5% | 10,5% | 22,5% | 9,5% |
Khoản đóng bảo hiểm cùng 2% kinh phí công đoàn nâng tổng chi phí tuân thủ lên 23,5% quỹ lương đối với nhân sự Việt Nam và 22,5% đối với chuyên gia nước ngoài.
Tiền lương làm căn cứ đóng và khung trần sàn pháp lý
Tiền lương căn cứ đóng BHXH thực hiện theo quy định tại tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội:
- Mức sàn tiền lương: Tiền lương làm căn cứ đóng gồm lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung. Vì lương trả không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (Nghị định 293/2025/NĐ-CP, Vùng I là 5.310.000 đồng/tháng), mức đóng thực tế thường không thấp hơn mức này.
- Mức trần đóng BHXH và BHYT: Giới hạn tối đa 20 lần mức tham chiếu theo Luật BHXH 2024:
- Đến hết ngày 30/06/2026: Mức tham chiếu 2.340.000 đồng (Nghị định 73/2024/NĐ-CP), trần đóng tối đa là 46.800.000 đồng/tháng.
- Từ ngày 01/07/2026: Lương cơ sở là 2.530.000 đồng (Nghị định 161/2026/NĐ-CP) nên mức tham chiếu cũng là 2.530.000 đồng, trần đóng tối đa là 50.600.000 đồng/tháng.
- Mức trần BHTN: Bằng 20 lần lương tối thiểu vùng theo Luật Việc làm (tối đa 106.200.000 đồng/tháng tại Vùng I).
3. Thành phần hồ sơ pháp lý đăng ký tham gia lần đầu
Theo Luật BHXH 2024, hồ sơ đăng ký tham gia gồm tờ khai của người sử dụng lao động kèm danh sách lao động và tờ khai của người lao động. Theo biểu mẫu hiện hành của cơ quan BHXH, hồ sơ lần đầu thường gồm:
Hồ sơ pháp nhân đơn vị
- Tờ khai đơn vị (Mẫu TK3-TS): Kê khai thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, trụ sở, đại diện pháp luật và tài khoản ngân hàng.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC): giấy tờ doanh nghiệp thường chuẩn bị kèm.
- Chứng thư số (Chữ ký số token USB hoặc HSM): Thường dùng chữ ký số của doanh nghiệp để ký duyệt hồ sơ điện tử theo quy định giao dịch điện tử.
Hồ sơ người lao động tham gia
- Danh sách lao động (Mẫu D02-LT hoặc D02-TS): Bảng kê chi tiết nhân sự, chức danh, hợp đồng và tiền lương đóng bảo hiểm.
- Tờ khai tham gia (Mẫu TK1-TS): Lập cho người lao động chưa có mã số BHXH hoặc cần cập nhật thông tin.
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Kê khai hồ sơ, chứng từ giải trình kèm theo (nếu có).
- Giấy tờ tùy thân: Bản sao Căn cước công dân gắn chip (lao động Việt Nam), hoặc Hộ chiếu và Giấy phép lao động hợp lệ (lao động nước ngoài).
4. Quy trình đăng ký BHXH điện tử cho doanh nghiệp FDI
Doanh nghiệp FDI thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu qua hệ thống giao dịch điện tử theo 5 bước:
- Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số và tài khoản giao dịch: Doanh nghiệp dùng chữ ký số đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam (
dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Doanh nghiệp cũng có thể chọn phần mềm I-VAN (VNPT, Viettel, EFY, BKAV) làm công cụ kỹ thuật hỗ trợ. - Bước 2: Khởi tạo hồ sơ cấp mã đơn vị và báo tăng: Nhập thông tin doanh nghiệp vào Mẫu TK3-TS và danh sách nhân sự vào Mẫu D02-LT. Đính kèm tờ khai Mẫu TK1-TS đối với nhân sự chưa có mã số BHXH.
- Bước 3: Ký số và nộp trực tuyến: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký số điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH địa phương quản lý.
- Bước 4: Nhận mã đơn vị và dữ liệu sổ, thẻ BHYT: Cơ quan BHXH cấp mã đơn vị sau khi duyệt hồ sơ. Cơ quan BHXH cấp sổ BHXH trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 4 Điều 28); dữ liệu thẻ BHYT điện tử thường hiển thị trên ứng dụng VssID sau khi hồ sơ được duyệt.
- Bước 5: Nộp tiền bảo hiểm kỳ đầu: Doanh nghiệp chuyển tiền đóng BHXH từ tài khoản ngân hàng vào tài khoản thu chuyên dụng của cơ quan BHXH theo đúng cú pháp (Mã đơn vị + Tên công ty + Nộp tiền BHXH tháng…).
5. Thời hạn trích nộp và quản lý biến động lao động hàng tháng
Doanh nghiệp cần tuân thủ lịch trình thu nộp và báo cáo biến động định kỳ:
Thời hạn chuyển tiền đóng bảo hiểm
Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo (điểm a khoản 4 Điều 34), người sử dụng lao động phải chuyển đủ số tiền trích nộp BHXH bắt buộc của tháng trước vào tài khoản cơ quan bảo hiểm. Doanh nghiệp nên thực hiện chuyển tiền trước 2-3 ngày làm việc để tránh lỗi nghẽn thanh toán vào cuối tháng.
Báo cáo biến động tăng giảm lao động
Khi có biến động nhân sự (tuyển mới, chấm dứt hợp đồng, nghỉ thai sản, ốm đau dài ngày hoặc tăng giảm lương), doanh nghiệp nộp Mẫu D02-LT kịp thời và đúng kỳ kê khai để số lao động của kỳ thu nộp phản ánh đúng thực tế. Người lao động không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó, trừ khi hai bên thỏa thuận đóng (khoản 5 Điều 33). Theo dõi định kỳ tại lịch tuân thủ nhân sự hằng năm.
6. Chế tài xử phạt vi phạm hành chính và phòng ngừa rủi ro
Nghị định số 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/09/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP) quy định mức phạt vi phạm hành chính về bảo hiểm xã hội (mức phạt tổ chức bằng 02 lần cá nhân; các hàng tính theo số người đã nhân đôi, hai hàng tính theo tỷ lệ phần trăm ghi mức theo văn bản, xem ghi chú dưới bảng):
| Hành vi vi phạm bảo hiểm xã hội | Căn cứ Nghị định 283 | Mức phạt áp dụng cho doanh nghiệp | Biện pháp khắc phục bắt buộc |
|---|---|---|---|
| Chậm đăng ký hoặc đăng ký không đủ số người tham gia BHXH bắt buộc trong 60 ngày kể từ hết hạn | Khoản 2 Điều 43 | 10.000.000 đến 20.000.000 đồng (dưới 10 người), tăng dần đến 120.000.000 đến 150.000.000 đồng (từ 1.000 người) | Buộc hoàn thành đăng ký, truy nộp toàn bộ số tiền và lãi 0,03%/ngày |
| Không đăng ký hoặc đăng ký không đủ số người thuộc diện bắt buộc sau 60 ngày kể từ hết hạn | Khoản 1 Điều 44 | 12.000.000 đến 24.000.000 đồng (dưới 10 người), tăng dần đến 140.000.000 đến 150.000.000 đồng (từ 1.000 người) | Buộc truy đóng đủ số tiền và nộp tiền lãi chậm đóng |
| Đăng ký tiền lương đóng BHXH thấp hơn quy định | Điểm a khoản 2 Điều 44 | 18% đến 20% số tiền trốn đóng (mức theo văn bản, tối đa 75.000.000 đồng) | Buộc truy đóng tiền lương chênh lệch và nộp lãi phát sinh |
| Trốn đóng BHXH bắt buộc (không đóng đủ sau khi đã được đôn đốc) | Điểm b khoản 2 Điều 44 | 18% đến 20% số tiền trốn đóng (mức theo văn bản, tối đa 75.000.000 đồng) | Buộc nộp đủ tiền trốn đóng và tiền lãi; xem xét Điều 216 BLHS |
| Không trả sổ BHXH bản giấy cho người lao động khi có yêu cầu | Điểm c khoản 3 Điều 48 | 4.000.000 đến 8.000.000 đồng/người (Tối đa 150 triệu) | Không quy định |
Điều 7 của Nghị định này quy định tổ chức bị phạt gấp 2 lần mức phạt đối với cá nhân. Các hàng tính theo số người ở bảng trên đã nhân đôi; hai hàng tính theo tỷ lệ 18% đến 20% giữ mức và trần 75.000.000 đồng như ghi trong văn bản.
Tiền lãi chậm đóng và lưu ý tuân thủ cho doanh nghiệp FDI
Theo Điều 40 và Điều 41 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải đóng đủ số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng và nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng vào quỹ BHXH. Tiền phạt vi phạm hành chính không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (khoản 2 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
Doanh nghiệp FDI cần chú trọng 4 nguyên tắc phòng ngừa rủi ro:
- Kiểm soát mức lương tối thiểu vùng: Mức lương đóng bảo hiểm không được thấp hơn mức tối thiểu vùng tại địa bàn hoạt động.
- Rà soát hợp đồng của người quản lý: Người quản lý doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc dù có hay không hưởng lương; người không hưởng lương tự chọn mức tiền lương đóng trong khung quy định.
- Hoàn thiện giấy phép lao động nước ngoài: Chuẩn bị đầy đủ giấy phép lao động hoặc giấy tờ miễn cấp phép trước khi báo tăng để tránh việc cơ quan BHXH từ chối hồ sơ.
- Duy trì nộp tiền đúng hạn: Trích nộp tiền bảo hiểm đều đặn hàng tháng để bảo đảm quyền lợi khám chữa bệnh BHYT của người lao động không bị gián đoạn.
Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp hướng dẫn chuyên môn dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, Nghị định 283/2026/NĐ-CP và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến chuyên gia để áp dụng chính xác cho từng hồ sơ thực tế.
