在越南招聘员工后，办理强制社会保险（SI）登记是外商投资企业（FDI）不可回避的法定义务。首次参保流程包括取得用人单位代码、注册电子交易凭证，以及为符合条件的员工建立社会保障权益。
为确保从运营第一天起即保持合规，外资雇主应将企业薪酬政策对标越南劳动法与外商投资合规框架。本实用指南涵盖2026年的法定触发条件、所需监管档案、电子申报流程、缴费公式及行政处罚。
1. 首次社保登记的法定适用范围与触发条件
根据《社会保险法》（第41/2024/QH15号法律），企业一旦建立符合条件的劳动关系，强制登记义务即告产生。
覆盖的用工类别
外商投资雇主有法定义务为以下人员办理参保：
- 签订1个月及以上劳动合同的员工：适用于《社会保险法》规定的1个月以上固定期限合同和无固定期限合同。
- 企业高管：总经理、总监及其他企业管理人员，无论是否领取薪酬。
- 外籍员工：与越南用人单位签订12个月及以上固定期限劳动合同的国际专业人员（第2条第2款），通常持有工作许可证或临时居留卡。企业内部调动人员、签订合同时已达退休年龄的人员以及国际条约另有规定的情形不在此列。
用人单位代码登记的触发时点
取得用人单位代码的法定义务以签订有效且符合条件的劳动合同为触发条件。企业持有企业登记证（ERC）但尚未招聘员工的，登记义务尚未产生。然而，一旦签订首份符合条件的合同，公司须在30日内提交登记档案（第28条第1款）。
2. 2026年法定缴费比例结构
雇主缴纳参保工资的21.5%，员工缴纳10.5%，越南籍员工合计32%。外籍员工的合计费率为30%（雇主20.5%、员工9.5%），因为失业保险不适用。加上2%的工会经费，雇主的用工负担为越南籍员工23.5%、外籍员工22.5%。各项基金的逐项拆分见社会保险缴费费率指南。
参保工资基数与法定上限
强制保险扣缴的月工资基数适用规则详见社会保险缴费比例：
- 法定工资下限：参保工资包括工资、工资性津贴和其他补充款项。缴费基数的法定下限为参考水平（自2026年7月1日起为2,530,000越南盾）。由于全职工作的工资不得低于经营地区适用的地区最低工资（根据第293/2025/ND-CP号议定，一类地区为每月5,310,000越南盾），实际缴费通常也不低于该水平。
- 社会保险和医疗保险上限：根据《社会保险法》，最高不超过法定参考水平的20倍：
- 自2026年7月1日起：依第161/2026/ND-CP号议定，基本工资为2,530,000越南盾，参考水平相应为同一数额，上限为每月50,600,000越南盾。
- 2026年7月1日前：适用第73/2024/ND-CP号议定规定的参考水平2,340,000越南盾，上限为每月46,800,000越南盾。
- 失业保险上限：根据《就业法》，上限为地区最低工资的20倍（一类地区上限：每月106,200,000越南盾）。
3. 首次参保的法定档案与表格
根据《社会保险法》，登记档案包括用人单位申报表及员工名单，以及员工个人申报表。按社保机构现行使用的表格，首次登记通常需准备两套文件：
企业主体档案
- 用人单位信息申报表（TK3-TS表格）：登记企业信息、税号、注册地址、法定代表人信息及指定商业银行账户。
- 经认证的企业登记证（ERC）或投资登记证（IRC），通常一并附送。
- 企业数字签名证书（USB Token或云端HSM）：依据电子交易法律规定，通常用于在政府门户上完成授权的数字签署。
员工参保档案
- 劳动用工与参保缴费名册（D02-LT或D02-TS表格）：载明员工信息、职务、合同类型、约定参保工资及参保起始日期。
- 个人参保申报表（TK1-TS表格）：适用于尚无社保手册编号或需提交个人信息变更的员工。
- 证明文件清单（D01-TS表格）：列明所需的说明性文件、公司决定或合同补充协议。
- 身份证明文件：越南籍员工的公民身份证（芯片CCCD）电子扫描件；外籍员工的护照复印件及有效工作许可证。
4. 外商投资企业五步电子登记流程
外商投资企业通过官方电子申报系统完成首次参保，共分五个操作步骤：
- 第一步：设置数字签名与门户访问权限：在越南社会保险局公共服务门户（
dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn）或经授权的I-VAN传输服务商（如VNPT、Viettel、EFY或BKAV）注册企业数字证书。 - 第二步：生成电子登记表格：在TK3-TS表格中录入企业信息，在D02-LT表格中编制初始员工信息。为尚无社保编号的员工填写TK1-TS表格。
- 第三步：电子签署并提交档案：法定代表人或经授权的企业代理人以数字签名方式签署申报材料。
- 第四步：获取用人单位代码与社会保障凭证：当地社保经办机构出具正式批复并分配用人单位代码。社保机构自收到完整档案之日起5个工作日内签发社保手册；档案核准后，电子医保卡数据通常可在VssID手机应用中查看。
- 第五步：缴纳首月社保费：企业从其越南盾对公账户向指定的越南社会保险局收款账户汇款，使用准确的付款附言格式（用人单位代码 + 公司名称 + 缴费月份…）。
5. 月度缴费截止日期与员工名册管理
维持企业合规状态须严格遵守法定缴费和申报时间表：
缴费截止日期
雇主须最迟在次月最后一个日历日之前足额缴纳上月的法定社会保险费。企业财务部门应提前2至3个银行工作日安排转账，以避免月末清算延迟。
月度人员名册调整
每当人员发生变动（新入职、离职、产假、长期病假或薪资调整），雇主应及时并在申报期内提交D02-LT表格，使当月缴费反映实际员工人数。员工在当月无薪休假满14个工作日的，该月无需参保，双方约定缴费的除外。使用年度人力资源合规日历跟踪各项持续性的截止日期。
6. 行政处罚与外商投资企业合规风险管控
第283/2026/ND-CP号议定（自2026年9月10日起生效，取代第12/2022/ND-CP号议定）规定了登记与申报违规行为的行政处罚标准。下表按组织层级列示，即个人罚款标准的两倍：
| 违规行为 | 第283号议定依据 | 罚款区间（组织） | 强制整改措施 |
|---|---|---|---|
| 未办理或延迟办理首次用人单位登记／在期限届满后60日内少报参保人数 | 第43条第2款 | 10,000,000至20,000,000越南盾（不足10人），随人数递增至120,000,000至150,000,000越南盾（1,000人及以上） | 立即登记并全额补缴，另按每日0.03%缴纳滞纳金 |
| 期限届满60日后仍少报符合参保条件的员工人数 | 第44条第1款 | 12,000,000至24,000,000越南盾（不足10人），随人数递增至140,000,000至150,000,000越南盾（1,000人及以上） | 为遗漏员工补办参保并缴纳法定利息 |
逾期缴费和逃避缴费另有按比例计算的罚款，按个人罚款标准计算，上限为7,500万越南盾。这些罚款、刑事责任门槛和利息规则见社会保险缴费指南。
法定滞纳利息与核心风险管控规则
根据《社会保险法》，用人单位须足额补缴逾期或逃避缴纳的费用，并另按欠缴金额和欠缴天数每日0.03%的标准向社会保险基金缴纳相应款项。行政罚款不得在企业所得税（CIT）税前扣除（第67/2025/QH15号法律第9条、第320/2025/ND-CP号议定第10条）。
外商投资企业须建立四项核心合规保障措施：
- 严格执行工资下限：核实全职工作的薪酬不低于适用的地区最低工资，且申报的缴费基数与合同工资一致。
- 审查高管合同：企业管理人员无论是否领取薪酬均属参保对象；不领取薪酬的管理人员在法定范围内自行选择缴费工资。
- 核验外籍工作资质：在提交外籍员工参保名册前取得工作许可证或免办证明文件，避免档案被驳回。
- 保持按时缴费：坚持在月末前完成汇款，确保员工医疗保险待遇不间断。
我们的人力资源与薪资团队可以在下一次检查前核查您的缴费基数和申报文件。
法律免责声明：本指南基于《社会保险法》（第41/2024/QH15号法律）、第283/2026/ND-CP号议定及第320/2025/ND-CP号议定编制。企业应就具体业务申报事项寻求专业意见。
