Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019) giới hạn người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) theo đúng 7 căn cứ luật định. Trong luật lao động và nhân sự, sai sót về căn cứ, ngày báo trước hoặc trình tự khiến quyết định bị xác định là trái luật. Doanh nghiệp buộc nhận lại nhân sự, truy nộp bảo hiểm, trả đủ lương và bồi thường tối thiểu 02 tháng lương. Vụ việc kéo dài 6 tháng làm phát sinh khoản phải trả tối thiểu 240.000.000 VNĐ cho vị trí lương 30 triệu đồng/tháng, chưa gồm bảo hiểm và chi phí tố tụng.
1. Bảy căn cứ hợp pháp khi người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng
Người sử dụng lao động tại Việt Nam không được tự ý chấm dứt HĐLĐ rồi chi tiền thay thế báo trước nếu không có thỏa thuận văn bản. Quyết định đơn phương bắt buộc thuộc một trong 7 trường hợp theo BLLĐ 2019:
| Căn cứ luật định (Điều 36.1) | Điều kiện áp dụng | Hồ sơ chứng minh bắt buộc |
|---|---|---|
| 1. Không đạt công việc (Điểm a) | Đánh giá theo quy chế nội bộ tham vấn công đoàn, công khai. | Nên có biên bản đánh giá không đạt (khuyến nghị 02 kỳ liên tiếp); kế hoạch PIP có ký nhận. |
| 2. Ốm đau kéo dài (Điểm b) | Điều trị 12 tháng (vô thời hạn), 06 tháng (12-36 tháng), quá 1/2 hạn (<12 tháng). | Bệnh án cơ sở y tế thẩm quyền; biên bản giám định y khoa. |
| 3. Bất khả kháng (Điểm c) | Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, di dời cơ sở, đã khắc phục tối đa. | Quyết định tình trạng khẩn cấp hoặc văn bản thu hồi cơ sở. |
| 4. Vắng mặt sau hoãn (Điểm d) | Không có mặt làm việc sau 15 ngày kể từ ngày hết hạn tạm hoãn HĐLĐ. | Biên bản xác nhận vắng mặt; giấy triệu tập gửi bảo đảm có ký nhận. |
| 5. Bỏ việc 05 ngày (Điểm e) | Tự ý bỏ việc không lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên. | Bảng chấm công; biên bản vắng mặt từng ngày; thư yêu cầu giải trình. |
| 6. Đủ tuổi nghỉ hưu (Điểm đ) | Đủ tuổi theo luật (năm 2026: nam 61 tuổi 6 tháng, nữ 57 tuổi). | Hồ sơ nhân sự gốc, CCCD; thông báo thời điểm nghỉ hưu. |
| 7. Khai man thông tin (Điểm g) | Kê khai sai lý lịch, bằng cấp khi tuyển dụng, ảnh hưởng công việc. | Phiếu ứng tuyển; văn bản xác minh của cơ sở đào tạo về bằng cấp giả. |
Lưu ý: Tinh giản do đổi cơ cấu, công nghệ hoặc sáp nhập không thuộc 7 căn cứ trên mà phải lập phương án sử dụng lao động theo BLLĐ 2019, đối thoại công đoàn và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động. Tham khảo tại các loại hợp đồng lao động.
2. Thời hạn báo trước bắt buộc theo từng loại hợp đồng lao động
Báo trước thiếu dù chỉ 01 ngày làm phát sinh nghĩa vụ trả tiền lương những ngày không báo trước và rủi ro bị xem là chấm dứt không đúng luật. BLLĐ 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định thời hạn báo trước tối thiểu:
| Loại hợp đồng lao động | Thời hạn báo trước | Căn cứ pháp lý | Quy tắc tính thời hạn |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng không xác định thời hạn | Ít nhất 45 ngày | Điều 36.2.a BLLĐ 2019 | Tính theo ngày lịch liên tục |
| Hợp đồng xác định thời hạn 12-36 tháng | Ít nhất 30 ngày | Điều 36.2.b BLLĐ 2019 | Tính theo ngày lịch liên tục |
| Hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng | Ít nhất 03 ngày làm việc | Điều 36.2.c BLLĐ 2019 | Tính theo ngày làm việc thực tế |
| Ngành đặc thù (hàng không, thuyền viên, người quản lý doanh nghiệp) | Ít nhất 120 ngày (HĐ không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên) Ít nhất 1/4 thời hạn HĐ (<12 tháng) |
Điều 7 Nghị định 145 | Tổ lái tàu bay, kỹ thuật viên hàng không, thuyền viên, người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp |
| Tự ý bỏ việc từ 05 ngày liên tục trở lên | Không cần báo trước | Điều 36.3 BLLĐ 2019 | Chấm dứt có hiệu lực ngay |
Nên lập thông báo bằng văn bản có ký nhận và ghi đúng ngày thực tế để tránh tranh chấp về thời điểm bắt đầu tính thời hạn. Trường hợp ốm đau kéo dài báo trước ít nhất 03 ngày làm việc, bất kể loại HĐLĐ; không có mặt sau thời hạn tạm hoãn và bỏ việc 05 ngày làm việc liên tục thì không phải báo trước. Doanh nghiệp không được tự chi tiền thay thế báo trước nếu không có văn bản chấp thuận của người lao động.
3. Phân biệt trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm
Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm có điều kiện áp dụng và mức chi trả khác biệt theo BLLĐ 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
| Tiêu chí đối chiếu | Trợ cấp thôi việc (Điều 46) | Trợ cấp mất việc làm (Điều 47) |
|---|---|---|
| Căn cứ áp dụng | Hết hạn HĐLĐ; thỏa thuận; đơn phương hợp pháp; giải thể. | Cho thôi việc do đổi công nghệ, cơ cấu; lý do kinh tế; sáp nhập. |
| Điều kiện thâm niên | Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. | Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. |
| Mức hưởng luật định | Mỗi năm làm việc trả 1/2 tháng tiền lương. | Mỗi năm trả 01 tháng tiền lương, tối thiểu 02 tháng tiền lương. |
| Thời gian tính trợ cấp | Tổng thời gian làm việc trừ thời gian đóng BHTN và đã nhận trợ cấp. | Tổng thời gian làm việc trừ thời gian đóng BHTN và đã nhận trợ cấp. |
| Tiền lương căn cứ | Bình quân lương theo HĐLĐ của 06 tháng liền kề trước khi chấm dứt. | Bình quân lương theo HĐLĐ của 06 tháng liền kề trước khi chấm dứt. |
| Chế độ thuế TNCN | Phần trợ cấp theo luật miễn thuế TNCN; phần vượt mức luật chỉ được miễn khi mức cao hơn được quy định trong quy chế, HĐLĐ hoặc thỏa ước lao động tập thể (khoản 3 Điều 8 NĐ 253/2026/NĐ-CP, từ 01/07/2026). | Áp dụng tương tự trợ cấp thôi việc. |
Thời gian tính trợ cấp làm tròn: đủ 01 đến 06 tháng tính 1/2 năm (0,5 năm); trên 06 tháng tính 01 năm. Tiền lương tính trợ cấp là bình quân lương 06 tháng liền kề trong HĐLĐ, không gồm thưởng và phụ cấp không cố định. Tham khảo tại bảng tính lương Gross Net.
4. Trách nhiệm thanh toán và chốt thủ tục trong 14 ngày làm việc
Hai bên phải thanh toán đủ các khoản tiền liên quan trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ (khoản 1 Điều 48 BLLĐ 2019). Tối đa 30 ngày trong trường hợp thiên tai, hỏa hoạn hoặc tái cấu trúc.
Nghĩa vụ tài chính và thủ tục hành chính bắt buộc gồm:
- Thanh toán lương và phép năm: Trả đủ lương ngày làm việc thực tế và thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ.
- Chi trả trợ cấp luật định: Hoàn tất chi trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm đúng công thức luật định.
- Chốt và trả sổ BHXH: Phối hợp cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại bản chính giấy tờ đã giữ. Sổ BHXH hiện cấp bản điện tử, bản giấy chỉ cấp khi người lao động yêu cầu (Luật BHXH 41/2024/QH15). Nghiêm cấm giữ sổ BHXH giấy hoặc văn bằng gốc của nhân sự.
- Thủ tục lao động nước ngoài: Thu hồi và nộp lại Giấy phép lao động cho cơ quan đã cấp trong 15 ngày kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực (khoản 1 Điều 31 NĐ 219/2025/NĐ-CP); phối hợp quyết toán thuế TNCN trước khi xuất cảnh, trong 45 ngày kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.
5. Hậu quả pháp lý và chế tài xử phạt khi chấm dứt hợp đồng trái luật
Đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật phát sinh trách nhiệm dân sự nghiêm ngặt theo Điều 41 BLLĐ 2019:
- Nhận lại nhân sự: Phục hồi đúng công việc và mức lương hợp đồng.
- Truy nộp lương và bảo hiểm: Trả đủ lương và đóng bảo hiểm bắt buộc thời gian không được làm việc.
- Bồi thường luật định: Bồi thường tối thiểu 02 tháng lương hợp đồng cộng tiền lương những ngày vi phạm thời hạn báo trước.
- Chấm dứt hợp đồng: Trả thêm trợ cấp thôi việc nếu nhân sự không muốn trở lại, hoặc thỏa thuận bồi thường thêm tối thiểu 02 tháng lương.
Xử phạt vi phạm hành chính đối với người sử dụng lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/09/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP; mức phạt tổ chức gấp 2 lần mức cá nhân theo Điều 7):
| Hành vi vi phạm chấm dứt HĐLĐ | Căn cứ pháp lý | Mức phạt tổ chức (VND) | Biện pháp khắc phục |
|---|---|---|---|
| Không thông báo bằng văn bản | Khoản 1 Điều 18 NĐ 283/2026 | Từ 2.000.000 đến 6.000.000 VNĐ | Không quy định |
| Không thanh toán đủ trong 14 ngày | Khoản 2 Điều 18 NĐ 283/2026 | Từ 2.000.000 đến 40.000.000 VNĐ (theo số người lao động vi phạm) | Không quy định |
| Chậm trả hoặc không trả trợ cấp | Khoản 2 Điều 18 NĐ 283/2026 | Từ 2.000.000 đến 40.000.000 VNĐ (theo số người lao động vi phạm) | Buộc trả đủ trợ cấp cộng tiền lãi |
| Không chốt và trả lại sổ BHXH | Khoản 2 Điều 18 NĐ 283/2026 | Từ 2.000.000 đến 40.000.000 VNĐ (theo số người lao động vi phạm) | Buộc hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại giấy tờ đã giữ |
| Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ khi giao kết hoặc thực hiện HĐLĐ | Điểm a khoản 2 Điều 15 NĐ 283/2026 | Từ 40.000.000 đến 50.000.000 VNĐ | Buộc trả lại giấy tờ, văn bằng |
6. Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động và phòng ngừa rủi ro
Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ theo BLLĐ 2019 (Mutual Separation Agreement) là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp FDI khi tinh giản tổ chức.
Ba nguyên tắc pháp lý cốt lõi cần kiểm soát:
- Nguyên tắc tự nguyện: Ký kết dưới áp lực hoặc ép buộc khiến thỏa thuận bị tuyên vô hiệu. Cần lập biên bản đàm phán, cho nhân sự thời gian cân nhắc và thống nhất gói hỗ trợ tài chính tự nguyện (Severance Package).
- Bảo vệ lao động mang thai: BLLĐ 2019 nghiêm cấm đơn phương chấm dứt vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Điều 137).
- Quy định cán bộ công đoàn: Đơn phương chấm dứt HĐLĐ với cán bộ công đoàn không chuyên trách phải có thỏa thuận bằng văn bản của công đoàn cấp trên trực tiếp (Điều 28 Luật Công đoàn 50/2024/QH15); với thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, phải thỏa thuận bằng văn bản với ban lãnh đạo đó (BLLĐ 2019). Không thỏa thuận được thì báo cơ quan có thẩm quyền và chỉ được quyết định sau 30 ngày.
Tranh chấp đơn phương chấm dứt HĐLĐ được khởi kiện trực tiếp ra Tòa án không qua hòa giải (Điều 188 BLLĐ 2019). Tìm hiểu tại tranh chấp lao động và xử lý.
Dịch vụ tư vấn quan hệ lao động và tuân thủ chấm dứt hợp đồng của ICLV
Indochina Link Vietnam (ICLV) cung cấp giải pháp toàn diện về pháp lý lao động cho doanh nghiệp FDI:
- Thẩm định hồ sơ pháp lý, đánh giá rủi ro trước khi ra quyết định chấm dứt hợp đồng.
- Soạn thảo thỏa thuận chấm dứt hợp đồng (Mutual Separation) và kế hoạch PIP chuẩn mực.
- Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH, quyết toán thuế TNCN xuất cảnh và bàn giao giấy phép lao động.
- Đại diện doanh nghiệp đàm phán, giải quyết tranh chấp tại cơ quan hòa giải và Tòa án nhân dân.
Quý doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu về chấm dứt hợp đồng lao động, vui lòng liên hệ chuyên gia nhân sự và tiền lương của ICLV để được hỗ trợ kịp thời.
