Doanh nghiệp không nộp thuế TNCN cho mình — nhưng chịu trách nhiệm khấu trừ TNCN từ thu nhập của người lao động (NLĐ) trước khi chi trả, theo Luật 109/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2026, áp dụng cho cả kỳ tính thuế 2026 theo điều khoản chuyển tiếp). Khấu trừ sai hoặc thiếu là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, không phải cá nhân.
Luật mới đơn giản hóa biểu thuế từ 7 bậc xuống 5, tăng giảm trừ gia cảnh, và thay đổi ngưỡng miễn thuế cho thu nhập kinh doanh. Với doanh nghiệp, điều này nghĩa là phải cập nhật hệ thống tính lương, bảng tính khấu trừ, và quy trình quyết toán trước kỳ lương đầu tiên áp dụng.
Biểu thuế lũy tiến 5 bậc (áp dụng từ kỳ 2026)
TNCN từ tiền lương của cá nhân cư trú tính theo biểu lũy tiến 5 bậc, theo Luật 109/2025/QH15 Điều 23. Đây là thay đổi lớn nhất — giảm từ 7 bậc xuống 5, đơn giản hóa cách tính và giảm thuế cho thu nhập trung bình.
| Bậc | Thu nhập chịu thuế/tháng | Thuế suất | Thay đổi so với cũ |
|---|---|---|---|
| 1 | Đến 10 triệu | 5% | Gộp 2 bậc cũ (5M+5M) |
| 2 | Trên 10-30 triệu | 10% | Giảm từ 10-15% xuống 10% |
| 3 | Trên 30-60 triệu | 20% | Giảm từ 20-25% xuống 20% |
| 4 | Trên 60-100 triệu | 30% | Gộp bậc 30% cũ |
| 5 | Trên 100 triệu | 35% | Không đổi |
Thu nhập trung bình (15-50 triệu/tháng) hưởng lợi nhiều nhất. Ví dụ: NLĐ thu nhập 40 triệu/tháng giảm thuế khoảng 1-2 triệu/tháng so với biểu cũ — nhờ bỏ bậc 15% và hạ bậc 25% xuống 20%.
Giảm trừ gia cảnh
Giảm trừ gia cảnh tăng đáng kể, phản ánh chi phí sinh hoạt thực tế:
| Loại | Mức mới (Luật 109/2025) | Mức cũ | Tăng |
|---|---|---|---|
| Bản thân | 15,5 triệu/tháng | 11 triệu | +41% |
| Người phụ thuộc | 6,2 triệu/tháng | 4,4 triệu | +41% |
Thu nhập chịu thuế = Thu nhập tính thuế − Giảm trừ bản thân − (Giảm trừ NPT × số NPT) − Bảo hiểm bắt buộc. NLĐ có 1 người phụ thuộc, giảm trừ tổng 21,7 triệu/tháng — thu nhập dưới mức này không phải nộp TNCN.
Đăng ký người phụ thuộc (NPT) qua mẫu 09-ĐK-NPT-TNCN nộp cơ quan thuế. NPT gồm: con dưới 18, con trên 18 đang học, cha mẹ ngoài tuổi lao động hoặc không có thu nhập. Mỗi NPT chỉ được 1 người đăng ký giảm trừ.
Nghĩa vụ khấu trừ của doanh nghiệp
doanh nghiệp trả thu nhập chịu thuế phải khấu trừ TNCN tại nguồn trước khi chi trả. Đây là nghĩa vụ bắt buộc — không phải lựa chọn.
Thu nhập nào doanh nghiệp phải khấu trừ?
| Loại thu nhập | Cách khấu trừ | Thuế suất |
|---|---|---|
| Tiền lương, thưởng | Lũy tiến 5 bậc (cá nhân cư trú) | 5-35% |
| Tiền công vụ việc | Khấu trừ 10% trên tổng chi trả ≥2 triệu/lần (cư trú) | 10% |
| Thu nhập NLĐ nước ngoài không cư trú | Flat rate trên thu nhập VN | 20% |
| Cổ tức, lợi nhuận chia | Khấu trừ khi chi trả | 5% |
| Chuyển nhượng vốn | Khấu trừ khi hoàn tất | 20% lợi nhuận hoặc 0.1% giá trị |
💡 Ưu đãi mới (Luật 109/2025): Nhân lực công nghệ số “chất lượng cao” được miễn TNCN 5 năm kể từ khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam — áp dụng cho lĩnh vực công nghệ cao, bán dẫn, AI, chuyển đổi số. Tiêu chí cụ thể chờ nghị định hướng dẫn.
Sai phổ biến nhất: doanh nghiệp thuê freelancer hoặc nhà thầu cá nhân trả trên 2 triệu/lần nhưng không khấu trừ 10%. Cơ quan thuế phát hiện khi đối chiếu — truy thu gốc + lãi 0.03%/ngày, doanh nghiệp chịu toàn bộ.
Lương NET hay GROSS?
Hợp đồng lao động ghi lương NET (sau thuế) đặt nghĩa vụ tính ngược (gross-up) lên doanh nghiệp. Công thức phức tạp hơn vì phải tính thuế trên số thuế. Khuyến nghị: ký hợp đồng lương GROSS để đơn giản hóa khấu trừ và tránh tranh chấp.
Kê khai và nộp thuế TNCN
doanh nghiệp kê khai TNCN theo tháng hoặc quý, nộp cùng kỳ với GTGT, theo NĐ 126/2020/NĐ-CP.
Tháng hay quý?
| Điều kiện | Kỳ kê khai | Hạn nộp |
|---|---|---|
| TNCN khấu trừ ≥50 triệu/tháng | Tháng | Ngày 20 tháng sau |
| TNCN khấu trừ <50 triệu/tháng | Quý | Cuối tháng đầu quý sau |
Mẫu tờ khai: 05/KK-TNCN (khấu trừ từ lương) hoặc 06/KK-TNCN (khấu trừ từ thu nhập khác). Nộp qua cổng thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn bằng chữ ký số.
Nộp chậm: phạt 2-25 triệu đồng/lần (NĐ 125/2020). Nộp thiếu thuế: truy thu + lãi 0.03%/ngày. 2 rủi ro chồng nhau — vừa phạt kê khai vừa tính lãi trên số thuế chậm nộp.
Quyết toán TNCN cuối năm
Quyết toán TNCN là nghĩa vụ quan trọng nhất — sai sót ở bước này kéo theo truy thu và phạt.
Doanh nghiệp quyết toán thay NLĐ khi nào?
doanh nghiệp quyết toán thay khi NLĐ đồng thời thỏa 3 điều kiện:
- Chỉ có 1 nguồn thu nhập từ tiền lương tại doanh nghiệp đó (hoặc nhiều nguồn nhưng doanh nghiệp cuối cùng chi trả)
- Ủy quyền bằng văn bản (mẫu 02/UQ-QTT-TNCN)
- Không có thu nhập chịu thuế khác phải tự quyết toán
NLĐ có 2+ nguồn thu nhập (ví dụ: lương + thu nhập cho thuê nhà) phải tự quyết toán. doanh nghiệp chỉ cấp chứng từ khấu trừ (mẫu CTT50/AC).
Timeline quyết toán
| Bước | Hạn | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thu mẫu ủy quyền từ NLĐ | 31/12 năm hiện tại | NLĐ ký trước kết thúc năm |
| Hoàn tất tính toán | Tháng 1-2 năm sau | Đối chiếu với payroll 12 tháng |
| Nộp tờ khai 05/QTT-TNCN | 90 ngày sau năm TC | Cùng hạn quyết toán TNDN |
| Hoàn thuế nếu nộp thừa | 30 ngày từ khi nộp hồ sơ | Bù trừ kỳ sau hoặc hoàn tiền |
Sai lầm hay gặp: doanh nghiệp thu ủy quyền muộn (sau 31/12) — cơ quan thuế không chấp nhận. NLĐ nghỉ việc giữa năm — doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ trong vòng 5 ngày làm việc, NLĐ tự quyết toán.
Lao động nước ngoài — Quy tắc riêng
TNCN cho lao động nước ngoài phức tạp hơn vì phụ thuộc tình trạng cư trú:
| Tình trạng | Tiêu chí | Nghĩa vụ thuế | Thuế suất |
|---|---|---|---|
| Cư trú | ≥183 ngày tại VN trong năm | Thu nhập toàn cầu | 5-35% lũy tiến |
| Không cư trú | <183 ngày tại VN | Chỉ thu nhập phát sinh tại VN | 20% flat |
doanh nghiệp vẫn khấu trừ tại nguồn bất kể tình trạng cư trú. Nhưng cách tính khác nhau:
- Cư trú: Áp dụng biểu lũy tiến 5 bậc, được giảm trừ gia cảnh, được quyết toán cuối năm
- Không cư trú: 20% flat trên từng khoản chi trả, không giảm trừ, không quyết toán
Lao động nước ngoài cư trú có thể hưởng miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) nếu nước sở tại có hiệp định với VN. Doanh nghiệp cần lưu Giấy xác nhận cư trú thuế (Certificate of Tax Residence) của NLĐ nước ngoài.
Sai lầm phổ biến và rủi ro
3 lỗi dẫn đến truy thu TNCN nhiều nhất:
-
Không khấu trừ thu nhập vụ việc — chi trả cho freelancer, cộng tác viên, hội đồng quản trị trên 2 triệu/lần nhưng không khấu trừ 10%. Cơ quan thuế đối chiếu hóa đơn GTGT đầu vào với chi trả TNCN — phát hiện chênh lệch lập tức
-
Gross-up sai cho hợp đồng NET — công thức gross-up phụ thuộc bậc thuế, số NPT, và bảo hiểm. Sai 1 biến = sai cả năm. Công cụ tính tay không đáng tin — cần phần mềm payroll hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
-
Quyết toán thay cho NLĐ không đủ điều kiện — doanh nghiệp quyết toán thay NLĐ có 2 nguồn thu nhập → cơ quan thuế bác bỏ, yêu cầu NLĐ tự quyết toán + phạt doanh nghiệp kê khai sai
Đội ngũ CPA của Indochina Link Vietnam xử lý payroll và TNCN cho hơn 200 doanh nghiệp — từ tính khấu trừ, kê khai, đến quyết toán cuối năm. Liên hệ tư vấn →
Bài viết phản ánh Luật TNCN 109/2025/QH15 và NĐ 126/2020/NĐ-CP tính đến tháng 3/2026. Nghị định hướng dẫn Luật 109 chưa ban hành — doanh nghiệp cập nhật khi có văn bản mới.
Xem thêm: thuế TNDN | thuế GTGT | dịch vụ kế toán
