Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện theo Khoản 1 Điều 9 Luật 67/2025/QH15 (hiệu lực 01/10/2025): phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ, và thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
Thay đổi quan trọng nhất: ngưỡng thanh toán không tiền mặt giảm từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng (TT 20/2026/TT-BTC). Ảnh hưởng hầu hết giao dịch hàng ngày — từ mua văn phòng phẩm đến tiếp khách. Doanh nghiệp không chuyển khoản sẽ mất quyền trừ chi phí dù có hóa đơn đầy đủ.
3 điều kiện bắt buộc
Điều kiện 1: Phát sinh thực tế, liên quan SXKD
Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo doanh thu chịu thuế. Không phải “có ích” mà phải “liên quan trực tiếp”. Cơ quan thuế đánh giá dựa trên bản chất giao dịch — chi phí mua quà tặng cá nhân cho giám đốc không liên quan SXKD dù hạch toán vào chi phí quản lý.
Luật 67/2025 mở rộng ngoại lệ: chi phí R&D, đổi mới công nghệ, và chuyển đổi số được trừ kể cả khi chưa tương ứng doanh thu — thay đổi lớn so với quy định cũ yêu cầu chi phí phải tương ứng doanh thu trong kỳ.
Điều kiện 2: Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
Mọi khoản chi phải có hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc chứng từ pháp lý tương đương. Hóa đơn phải đúng thông tin (tên, MST, địa chỉ, mặt hàng), đúng thời điểm, và do nhà cung cấp hợp lệ phát hành.
Hóa đơn “có vấn đề” — mua từ doanh nghiệp bỏ trốn, doanh nghiệp ngừng hoạt động, hoặc HĐĐT bị cơ quan thuế hủy — sẽ bị loại toàn bộ chi phí tương ứng khi thanh tra. Doanh nghiệp không kiểm soát được hành vi nhà cung cấp — nhưng vẫn chịu hậu quả.
Điều kiện 3: Thanh toán không tiền mặt từ 5 triệu đồng
Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng, thẻ, séc, hoặc phương thức điện tử (TT 20/2026/TT-BTC, hướng dẫn NĐ 320/2025). Chứng từ chấp nhận:
| Phương thức | Chứng từ |
|---|---|
| Chuyển khoản ngân hàng | Sao kê ngân hàng + UNC |
| Thẻ tín dụng/ghi nợ | Sao kê thẻ |
| Ví điện tử (MoMo, ZaloPay) | Biên lai giao dịch |
| Bù trừ công nợ | Biên bản đối chiếu + hợp đồng |
Thanh toán tiền mặt trên 5 triệu = mất quyền trừ, bất kể có hóa đơn hợp lệ. Ngưỡng cũ là 20 triệu (TT 78/2014, nay thay bằng TT 20/2026) — giảm 4 lần, ảnh hưởng hầu hết giao dịch mua hàng.
Các khoản chi phí KHÔNG được trừ
Luật 67/2025 Điều 9 quy định các khoản chi không được trừ. NĐ 320/2025/NĐ-CP Điều 10 (hiệu lực 15/12/2025) hướng dẫn chi tiết, TT 20/2026/TT-BTC bổ sung. Dưới đây là nhóm phổ biến nhất:
Nhóm 1: Lương, thưởng, phúc lợi
| Chi phí | Được trừ? | Điều kiện |
|---|---|---|
| Lương theo HĐLĐ (gross) | ✅ | Thực chi, có bảng lương, chuyển khoản |
| Thưởng theo quy chế | ✅ | Ghi rõ trong quy chế lương thưởng |
| Lương chủ DNTN/TNHH MTV | ❌ | Không được trừ dù thực chi |
| Lương khoán không có căn cứ | ❌ | Thiếu HĐLĐ hoặc quy chế |
| Bảo hiểm nhân thọ cho NLĐ | ✅ | Ghi rõ trong HĐLĐ/quy chế |
| Chi phí thuê nhà cho NLĐ | ✅ | Có HĐLĐ quy định, hóa đơn |
Nhóm 2: Khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
Khấu hao TSCĐ được trừ nếu TSCĐ phục vụ SXKD, đăng ký đúng, và khấu hao trong khung cho phép (TT 45/2013/TT-BTC, sửa đổi bởi TT 30/2025/TT-BTC). Không được trừ:
- TSCĐ không sử dụng hoặc cho thuê mà không ghi nhận doanh thu
- Khấu hao vượt khung quy định — ô tô chở người ≤9 chỗ có nguyên giá trên 1,6 tỷ đồng: phần vượt không trừ (trừ xe kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn)
- TSCĐ không có hồ sơ chứng minh nguồn gốc
Ngoại lệ: TSCĐ phục vụ NLĐ (nhà ăn, nhà vệ sinh, nơi để xe, phòng y tế) được trừ khấu hao dù không trực tiếp tạo doanh thu.
Nhóm 3: Chi phí lãi vay
Lãi vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng được trừ nếu lãi suất không vượt 20%/năm (NĐ 320/2025/NĐ-CP Điều 10 khoản 10) — thay thế quy định cũ 150% lãi suất cơ bản NHNN. Riêng doanh nghiệp có giao dịch liên kết: chi phí lãi vay ròng vượt 30% EBITDA điều chỉnh không được trừ (NĐ 132/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi NĐ 20/2025/NĐ-CP). Phần vượt được chuyển sang 5 kỳ tính thuế tiếp theo.
Đây là bẫy phổ biến: doanh nghiệp có vốn vay lớn từ công ty mẹ, EBITDA giảm cuối năm → lãi vay bất ngờ vượt ngưỡng 30%. Cần theo dõi tỷ lệ hàng quý, không chờ đến quyết toán.
Nhóm 4: Trích lập dự phòng
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho, và bảo hành sản phẩm được trừ — nếu đúng quy định TT 48/2019/TT-BTC. Trích vượt mức hoặc chưa có đủ bằng chứng khó đòi (quá hạn 6 tháng, đã đòi bằng văn bản) → không được trừ.
Nhóm 5: Chi phí mới được mở rộng (Luật 67/2025)
| Chi phí mới | Quy định |
|---|---|
| R&D, đổi mới công nghệ | Được trừ kể cả khi chưa tương ứng doanh thu |
| Chuyển đổi số | Đầu tư phần mềm, hạ tầng IT được trừ 100% |
| ESG, phát triển bền vững | Chi phí tuân thủ môi trường, xã hội được trừ |
| Tài trợ giáo dục, y tế | Mở rộng phạm vi (cũ: chỉ giáo dục, y tế, thiên tai) |
| R&D (tất cả DN đủ điều kiện) | Siêu trừ tối đa 200% chi phí thực tế (Điều 9(1)(a)) |
Doanh nghiệp đầu tư vào đổi mới công nghệ hưởng lợi lớn nhất — trước đây chi R&D phải tương ứng doanh thu để trừ, nay không còn ràng buộc này. Lưu ý: siêu trừ 200% áp dụng cho mọi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện, không giới hạn doanh nghiệp công nghệ cao. Chi tiết: ưu đãi R&D và chuyển đổi số →.
Quy trình phân loại chi phí thực tế
Kế toán nên phân loại chi phí thành 3 nhóm ngay khi hạch toán:
- Được trừ hoàn toàn — đủ 3 điều kiện, hóa đơn sạch, chuyển khoản
- Được trừ có điều kiện — cần bổ sung chứng từ (biên bản, hợp đồng, quy chế)
- Không được trừ — thuộc danh mục cấm (NĐ 320/2025 Điều 10) hoặc thiếu điều kiện
Khác biệt giữa nhóm 2 và nhóm 3 quyết định kết quả quyết toán. Chi phí nhóm 2 không bổ sung kịp trước kỳ thanh tra → tự động thành nhóm 3, bị loại.
Sai lầm phổ biến dẫn đến truy thu
3 nguyên nhân truy thu TNDN phổ biến nhất liên quan chi phí:
-
Thanh toán tiền mặt trên 5 triệu — Doanh nghiệp nhỏ vẫn quen trả tiền mặt cho nhà cung cấp nhỏ. Mỗi giao dịch 5-20 triệu tưởng nhỏ nhưng cộng dồn cả năm → hàng trăm triệu chi phí bị loại → TNDN tăng đáng kể
-
Hóa đơn nhà cung cấp bỏ trốn — Cơ quan thuế công bố danh sách doanh nghiệp ngừng hoạt động. Doanh nghiệp mua hàng từ NCC trong danh sách → toàn bộ chi phí bị loại, kể cả giao dịch trước khi NCC bỏ trốn. Kiểm tra MST nhà cung cấp định kỳ qua tracuunnt.gdt.gov.vn
-
Thiếu quy chế nội bộ — Thưởng, phụ cấp, công tác phí phải ghi trong quy chế lương thưởng hoặc quy chế tài chính. Chi thưởng không có quy chế = chi phí cá nhân = không được trừ
Xem thêm tổng quan thuế TNDN → và ưu đãi thuế TNDN →.
Indochina Link Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp FDI: rà soát phân loại chi phí trước quyết toán, phát hiện rủi ro truy thu, và đại diện khi thanh tra. Liên hệ tư vấn →
Bài viết phản ánh Luật 67/2025/QH15, NĐ 320/2025/NĐ-CP, và TT 20/2026/TT-BTC tính đến tháng 3/2026.
