Trong hệ thống thuế doanh nghiệp Việt Nam, chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là trọng tâm kiểm tra hàng đầu đối với doanh nghiệp FDI. Cơ quan thuế vận hành theo nguyên tắc: mọi khoản chi đều bị xem là không được trừ cho đến khi doanh nghiệp chứng minh đầy đủ mục đích kinh doanh, hóa đơn hợp pháp và chứng từ ngân hàng theo quy định.
Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 (thay Luật số 14/2008/QH12), Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (thay Nghị định số 218/2013/NĐ-CP) và Thông tư số 20/2026/TT-BTC (thay Thông tư số 78/2014/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC), chi phí được trừ đòi hỏi thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện luật định. Thiếu sót chứng từ hoặc vi phạm quy định thanh toán không tiền mặt sẽ bị bóc tách chi phí, truy thu thuế TNDN theo thuế suất áp dụng, phạt 20% số thuế khai thiếu (từ 01/07/2026 theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; trước đó theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP) và tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
1. Ba điều kiện luật định để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Luật Thuế TNDN và Nghị định hướng dẫn, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:
Điều kiện 1: Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chi tiêu cá nhân của lãnh đạo, mua sắm phi sản xuất và chi tài trợ ngoài các trường hợp được trừ bị loại.
Ngoại lệ: Chi phí nghiên cứu phát triển (R&D), chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo được trừ ngay cả khi chưa tạo ra doanh thu thương mại tương ứng. Riêng chi phí nghiên cứu và phát triển được trừ tối đa không quá 200% chi phí thực tế phát sinh, với điều kiện doanh nghiệp không bị lỗ sau khi áp dụng mức bổ sung (khoản 1 Điều 9 Nghị định 320).
Điều kiện 2: Đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Mọi giao dịch mua sắm phải có hồ sơ chứng từ hợp lệ tại thời điểm phát sinh:
- Hàng hóa, dịch vụ nội địa: Bắt buộc có hóa đơn điện tử hợp pháp lập đúng thời điểm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (từ 01/07/2026).
- Hàng hóa nhập khẩu: Tờ khai hải quan thông quan và chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
- Dịch vụ nhà thầu nước ngoài: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài (FCT).
- Hàng thu mua trực tiếp: Lập Bảng kê thu mua Mẫu 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC) đối với nông sản mua trực tiếp của người sản xuất.
Điều kiện 3: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Hóa đơn từng lần từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm GTGT) phải có chứng từ thanh toán ngân hàng. Bù trừ công nợ chỉ hợp lệ khi có biên bản đối soát và được quy định trong hợp đồng.
2. Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ hóa đơn hợp pháp
Thanh toán ngân hàng là điều kiện tiên quyết để bảo toàn chi phí được trừ và thuế GTGT đầu vào.
Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt: đồng bộ với thuế GTGT
- Ngưỡng 5 triệu đồng: Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (thuế GTGT) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (thuế TNDN, từ 15/12/2025), hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5.000.000 đồng trở lên (đã gồm GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt. Chi tiền mặt từ ngưỡng này bị loại khỏi chi phí TNDN và không được khấu trừ GTGT đầu vào. Chi tiết xem bài thanh toán không tiền mặt.
- Đồng bộ với GTGT: Ngưỡng của thuế GTGT và thuế TNDN nay thống nhất. Ngưỡng cũ 20 triệu đồng theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) áp dụng đến hết ngày 14/12/2025.
Quy tắc cấm chia nhỏ hóa đơn trong cùng một ngày
Mua hàng của cùng một người bán nhiều lần trong ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng từ 5.000.000 đồng trở lên, chỉ được tính vào chi phí khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
| Kênh thanh toán | Chứng từ hợp lệ bắt buộc | Trọng tâm kiểm tra |
|---|---|---|
| Chuyển khoản ngân hàng | Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi (UNC) | Tài khoản nhận tiền là của người bán hoặc bên thứ ba được chỉ định trong hợp đồng; nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt |
| Thẻ tín dụng công ty | Sao kê thẻ kèm hóa đơn mua hàng | Chủ thẻ là doanh nghiệp hoặc người lao động được ủy quyền theo quy chế nội bộ |
| Bù trừ công nợ | Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên (qua bên thứ ba: biên bản ba bên) | Phương thức bù trừ phải được quy định trong hợp đồng; phần còn lại thanh toán bằng tiền từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ không dùng tiền mặt |
Hồ sơ theo từng loại chi
| Loại khoản chi | Hồ sơ cần giữ |
|---|---|
| Hóa đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên | Hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Mua của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn (các trường hợp luật liệt kê, như mua trực tiếp từ người sản xuất, thu gom phế liệu) | Chứng từ chi trả và bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký; thanh toán không dùng tiền mặt khi tổng mua từ một người bán trong ngày đạt 5 triệu |
| Nhân viên mua hộ công ty từ 5 triệu | Hóa đơn, chứng từ; quy chế hoặc quyết định cho phép nhân viên thanh toán; chứng từ công ty hoàn tiền cho nhân viên |
| Khoản mua từ 5 triệu chưa trả khi hạch toán | Được trừ khi hạch toán; nếu sau đó trả bằng tiền mặt thì giảm chi phí ở kỳ trả tiền mặt |
| Lương, thưởng | Quyền hưởng và mức ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng; chứng từ chi trả; chi trước hạn nộp hồ sơ quyết toán hoặc trích quỹ dự phòng |
3. Các nhóm chi phí hoạt động không được trừ phổ biến
Doanh nghiệp FDI cần chủ động kiểm soát 3 nhóm chi phí hoạt động thường bị bóc tách:
Tiền phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp
Mọi khoản phạt vi phạm hành chính (thuế theo NĐ 125/2020/NĐ-CP; hải quan theo quy định hiện hành) và tiền chậm nộp thuế đều không được trừ; tiền chậm nộp được tính 0,03%/ngày theo Điều 16 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (từ 01/07/2026).
Lưu ý: Tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, thương mại không phải phạt hành chính nên được trừ nếu thỏa các điều kiện chung (hợp đồng, biên bản vi phạm, chứng từ thanh toán).
Khấu hao xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống vượt trần 1,6 tỷ đồng
Theo chế độ quản lý trích khấu hao tài sản cố định, ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ xe dùng kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn, xe làm mẫu, lái thử) có nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng thì phần khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được tính vào chi phí được trừ.
Khống chế chi phí phúc lợi người lao động ở mức 01 tháng lương bình quân
Tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (hiếu hỷ, nghỉ mát, y tế, học tập, hỗ trợ khó khăn) được trừ không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế (Quỹ lương thực hiện chia 12 tháng). Phần chi vượt mức khống chế này bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
Lương, thưởng chưa chi đến hạn quyết toán
Lương, thưởng đã hạch toán chỉ được trừ khi đã chi. Khoản chưa chi đến hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN bị loại, trừ khi doanh nghiệp trích quỹ dự phòng tiền lương, tối đa 17% quỹ lương thực hiện và không để doanh nghiệp bị lỗ sau khi trích.
4. Chi phí trả lãi tiền vay và trần lãi vay giao dịch liên kết 30% EBITDA
Chi phí tài chính là khoản mục trọng yếu tiềm ẩn rủi ro bóc tách lớn tại doanh nghiệp FDI:
Lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu
Theo Điều 47 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp ERC. Nếu chưa góp đủ:
- Chi phí trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được trừ: loại toàn bộ lãi nếu số vay không vượt vốn còn thiếu, loại theo tỷ lệ nếu số vay lớn hơn.
Trần lãi suất vay từ nguồn phi tín dụng
Phần lãi vay vốn sản xuất kinh doanh từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng vượt mức lãi suất tối đa theo Bộ luật Dân sự (tối đa 20%/năm theo Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015) không được trừ.
Trần khống chế chi phí lãi vay ròng 30% EBITDA theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP
Doanh nghiệp FDI có phát sinh giao dịch liên kết chịu giới hạn trần khấu trừ chi phí lãi vay ròng:
5. Chi phí chuyên gia nước ngoài và phân bổ chi phí tập đoàn xuyên biên giới
Phúc lợi cho chuyên gia nước ngoài và dịch vụ nội bộ tập đoàn chịu tác động đồng thời của thuế TNDN và thuế TNCN:
Tiền thuê nhà và học phí cho con chuyên gia nước ngoài
Để tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp:
- Tiền thuê nhà cho expat: Ghi rõ trong hợp đồng lao động (khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công), hoặc trong hợp đồng giữa công ty Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài nêu rõ công ty Việt Nam chịu chi phí chỗ ở; có hóa đơn, chứng từ đứng tên công ty và thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
- Học phí trường quốc tế: Ghi rõ trong hợp đồng lao động, chi trả từ bậc mầm non đến THPT tại Việt Nam, hóa đơn, chứng từ đứng tên công ty và chuyển khoản ngân hàng.
Chi tiền mặt hoặc khoán chi trực tiếp cho expat mà không có hóa đơn tên công ty bị loại khỏi chi phí được trừ TNDN; thuế TNCN của người lao động xét riêng.
Phí quản lý tập đoàn và phân bổ chi phí từ công ty mẹ ở nước ngoài
Khoản chi trả cho công ty mẹ ở nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Hợp đồng dịch vụ chi tiết: Xác định rõ phạm vi công việc (IT, nhân sự, kiểm toán) và phương pháp phân bổ theo nguyên tắc giao dịch độc lập (Arm’s Length).
- Chứng từ chứng minh giá trị kinh tế: Nhật ký làm việc, báo cáo tư vấn chứng minh lợi ích thực tế cho hoạt động tại Việt Nam; Debit Note đơn thuần không kèm bằng chứng sẽ bị bác bỏ.
- Nghĩa vụ thuế nhà thầu (FCT): Kê khai, khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu trước khi chuyển tiền ra nước ngoài.
6. Quy trình kiểm soát nội bộ và bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế
Trước kỳ quyết toán, doanh nghiệp FDI nên kiểm tra mã số thuế nhà cung cấp, tính hợp lệ của hóa đơn điện tử và chuyển khoản cho hóa đơn từ 5 triệu đồng; bổ sung hợp đồng kinh tế, nghiệm thu, phiếu kho và rà soát hợp đồng lao động cho chi phí expat. Khoản chi vượt trần (lãi vay liên kết 30% EBITDA, phúc lợi vượt 1 tháng lương) nên được đưa vào phần điều chỉnh tăng lợi nhuận trong Tờ khai 03/TNDN, tránh bị coi là khai thiếu thuế và chịu phạt 20% số thuế khai thiếu.
Hướng dẫn kê khai xem tại bài thuế thu nhập doanh nghiệp; ICLV hỗ trợ qua dịch vụ tư vấn thuế tuân thủ.
