Chi phí sử dụng lao động tại Việt Nam cao hơn lương gộp (gross) khoảng 21,5% cho lao động Việt Nam (khoảng 20,5% cho lao động nước ngoài) do các khoản đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bắt buộc theo Luật BHXH 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) cho lao động nước ngoài.
Lựa chọn giữa hợp đồng lương gross và lương net quyết định mức rủi ro tuân thủ. Hợp đồng gross giúp tính BHXH và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) minh bạch. Hợp đồng lương net tưởng đơn giản nhưng gây tranh chấp hoàn thuế khi cơ quan thuế yêu cầu chứng từ lương gross trong quá trình thanh tra.
Trần BHTN theo vùng khác nhau — Vùng I (Hà Nội, TP.HCM) hiện khoảng VND 106.200.000/tháng, các vùng khác thấp hơn, tính theo 20 lần mức lương tối thiểu vùng.
Tính lương Gross–Net: Doanh nghiệp thực trả bao nhiêu?
Lương net = Lương gross trừ BHXH phần người lao động (10,5%) và thuế TNCN. Lương gross gồm lương cơ bản, phụ cấp (nhà ở, đi lại, ăn trưa), và lương làm thêm tính theo Bộ Luật Lao động 2019 — tối thiểu 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hàng tuần, 300% ngày lễ. Mức 300% ngày lễ là cao nhất — xem lịch cụ thể tại ngày nghỉ lễ, tết và phép năm.
Ví dụ tính cho mức lương gross VND 30.000.000:
Các khoản trừ phía người lao động:
- BHXH (8%): VND 2.400.000
- BHYT (1,5%): VND 450.000
- BHTN (1%): VND 300.000
- Tổng BHXH trừ: VND 3.150.000 (10,5%)
Thu nhập chịu thuế còn VND 26.850.000. Thuế TNCN lũy tiến theo Luật 04/2007/QH12 sửa đổi khoảng VND 3.720.000 cho bậc này — lương net còn khoảng VND 23.130.000.
Các khoản doanh nghiệp đóng (tách biệt, không trừ vào lương):
- BHXH (17,5%): VND 5.250.000
- BHYT (3%): VND 900.000
- BHTN (1%): VND 300.000
- Tổng doanh nghiệp đóng: VND 6.450.000 (21,5%)
Chi phí thực tế cho 1 người: VND 36.450.000. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn lương gross mà quên khoản 21,5% — con số này nhân lên theo đầu người tạo ra khoảng chênh lệch ngân sách đáng kể.
Thành phần Lương ảnh hưởng đến Cơ sở đóng BHXH
Thanh tra BHXH thường tập trung vào việc phân tách lương chưa rõ ràng. Lương cơ bản là đầu vào chính để tính BHXH. Phụ cấp trả hàng tháng (nhà ở, đi lại, ăn trưa) thường tính vào cơ sở đóng. Thưởng một lần thì không.
Phụ cấp cần ghi rõ trong hợp đồng lao động. Nếu không tách được phụ cấp thường xuyên với khoản chi một lần khi thanh tra thuế — cơ quan thuế mặc định gộp tất cả vào cơ sở đóng, truy thu BHXH hồi tố.
Rủi ro Hợp đồng Lương Gross vs Net
Hợp đồng lương gross giúp tránh tranh chấp hoàn thuế, dù Điều 93 Bộ Luật Lao động 2019 không bắt buộc phải dùng lương gross. Luật chỉ yêu cầu hợp đồng ghi rõ mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung.
Rủi ro thực tế: khi người lao động xin hoàn thuế TNCN, cơ quan thuế cần chứng từ lương gross. Hợp đồng chỉ ghi lương net thì đơn hoàn thuế bị từ chối. Doanh nghiệp vừa chịu khiếu nại từ nhân viên vừa chịu rà soát từ cơ quan thuế.
Hợp đồng lương net khiến cơ sở đóng BHXH mập mờ. Ghi “net VND 25.000.000” thì phải gross-up để trang trải thuế và BHXH — nhưng cơ sở tính bị tranh cãi khi thanh tra. Nghị định 73/2024/NĐ-CP quy định mức lương cơ sở dùng trong tính BHXH, và Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH (Điều 17) yêu cầu xác định rõ thành phần lương cơ bản cho mục đích BHXH — khó thực hiện với cấu trúc lương net.
Hệ quả: hợp đồng lương net phức tạp đến mức nhiều người lao động sau đó đòi chuyển sang gross khi gặp vướng hoàn thuế. Doanh nghiệp phải viết lại hợp đồng giữa năm, tính lại toàn bộ BHXH, và có thể phải truy nộp nếu tính lại cho thấy thiếu.
Quyết định cấu trúc hợp đồng từ giai đoạn tuyển dụng quyết định cơ sở đóng BHXH cho toàn bộ thời gian làm việc — xem các loại hợp đồng lao động trước khi chốt điều khoản.
Tỷ lệ BHXH cho Lao động Nước ngoài vs Việt Nam
Lao động nước ngoài đóng BHXH và BHYT cùng tỷ lệ với lao động Việt Nam nhưng miễn BHTN — tổng doanh nghiệp đóng khoảng 20,5% và trừ phía người lao động khoảng 9,5%, theo Luật 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
So sánh tỷ lệ đóng BHXH:
| Đối tượng | BHXH | BHYT | BHTN | Tổng DN đóng | Tổng NLĐ đóng |
|---|---|---|---|---|---|
| Lao động VN | 17,5% / 8% | 3% / 1,5% | 1% / 1% | 21,5% | 10,5% |
| Lao động NN | 17,5% / 8% | 3% / 1,5% | Miễn | 20,5% | 9,5% |
Với mức lương VND 110.000.000/tháng, phần BHTN cho lao động Việt Nam khoảng VND 2.124.000 (DN VND 1.062.000 + NLĐ VND 1.062.000 theo trần Vùng I). Lao động nước ngoài đóng 0. Tính 12 tháng, tiết kiệm VND 25.488.000/vị trí expat.
Phân loại giấy phép lao động quyết định mức đóng 20,5% hay 21,5% — xác nhận tình trạng tại giấy phép lao động và thẻ tạm trú trước khi thiết lập bảng lương.
Mức trần BHXH theo Thu nhập
Người có thu nhập cao chạm trần đóng BHXH. Mức trần BHXH–BHYT bằng 20 lần lương cơ sở VND 2.340.000/tháng (= VND 46.800.000) theo Luật 41/2024/QH15 (Điều 31) và Nghị định 73/2024/NĐ-CP.
Với lương gross VND 60.000.000: BHXH tính trên VND 46.800.000 × 17,5% (DN) và VND 46.800.000 × 8% (NLĐ) — không phải trên toàn bộ VND 60.000.000.
Người lương VND 100.000.000/tháng: BHXH tối đa VND 3.744.000 (8% × VND 46,8 triệu) thay vì VND 8.000.000 (8% × VND 100 triệu) — tiết kiệm VND 4.256.000/tháng.
Trần BHTN theo vùng, tính bằng 20 lần lương tối thiểu vùng:
| Vùng | Phạm vi | Trần BHTN/tháng (2026) |
|---|---|---|
| Vùng I | Hà Nội, TP.HCM | VND 106.200.000 |
| Vùng II | Thủ phủ tỉnh, cùng kinh tế trọng điểm | VND 93.600.000 |
| Vùng III | Thành phố loại 2, KCN | VND 81.900.000 |
| Vùng IV | Khu vực nông thôn, tỉnh xa | VND 73.200.000 |
Áp dụng trần theo nơi làm việc của từng người — nhân viên tại Hà Nội (Vùng I) lương VND 120.000.000 đóng BHTN trên mức trần VND 106.200.000, trong khi nhân viên Vùng IV cùng mức lương dùng trần VND 73.200.000.
Doanh nghiệp hoạt động nhiều vùng cần theo dõi trần theo địa điểm hàng tháng. Áp sai trần dẫn đến đóng thừa — xin hoàn từ cơ quan BHXH mất 6–9 tháng. Lương tối thiểu vùng ảnh hưởng trực tiếp đến trần BHTN — xem lương tối thiểu vùng 2026 để cập nhật.
Chi tiết tỷ lệ đóng, mức trần, và rủi ro thanh tra, xem tỷ lệ đóng BHXH 2026.
Rủi ro Tuân thủ và Thanh tra Bảng lương
Vi phạm Phổ biến khi Thanh tra
Sai trần BHXH xảy ra khi áp đồng loạt một mức trần cho tất cả vùng hoặc không cập nhật hàng năm. Nhiều phần mềm HR mặc định dùng trần Vùng I toàn quốc — nhân viên Vùng IV bị đóng thừa BHTN. Xin hoàn từ cơ quan BHXH mất 6–9 tháng.
Chậm đóng BHXH bị phạt tự động. Hạn đóng là ngày cuối tháng kế tiếp tháng trả lương. Chậm nộp tính lãi 0,03%/ngày theo Luật 41/2024/QH15.
Chênh lệch lương gross/net giữa bảng lương và tờ khai thuế tạo cờ cảnh báo ngay lập tức. Cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu kê khai với hồ sơ BHXH — kê khai thuế ghi gross VND 30.000.000 nhưng BHXH ghi VND 28.000.000, thanh tra sẽ điều tra liệu phụ cấp có bị loại trừ sai khỏi cơ sở đóng.
Doanh nghiệp điều chỉnh lương hồi tố (retroactive) thường xuyên bị rà soát kỹ hơn — điều chỉnh từ chấm dứt HĐLĐ sai là nguyên nhân thanh tra phổ biến. Xem chấm dứt hợp đồng lao động về quy trình đúng luật.
Thay đổi Thuế TNCN giữa năm 2026
Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025) điều chỉnh biểu thuế lũy tiến từ 7 bậc xuống 5 bậc và tăng mức giảm trừ. Điều khoản lương/tiền công áp dụng từ kỳ thuế 2026 (01/01/2026), toàn bộ luật có hiệu lực 01/07/2026. Doanh nghiệp cần cập nhật bảng thuế trong phần mềm tính lương — chậm cập nhật tạo khấu trừ sai phải điều chỉnh hồi tố.
Với lao động nước ngoài, thay đổi thuế TNCN tương tác với xác định tư cách cư trú — xem quyết toán thuế TNCN cho hướng dẫn riêng.
Tham khảo Nhanh
Tỷ lệ BHXH 2026: BHXH 17,5%/8%, BHYT 3%/1,5%, BHTN 1%/1% (chỉ NLĐ VN), trần BHXH–BHYT VND 46,8 triệu, trần BHTN Vùng I VND 106,2 triệu.
Nước ngoài vs Việt Nam: Lao động NN miễn BHTN — tiết kiệm 2% tổng cộng (DN 20,5% thay vì 21,5%).
Lịch trả lương: Trả từ 25 đến cuối tháng để kịp hạn đóng BHXH (ngày cuối tháng kế tiếp). Chậm nộp tính lãi 0,03%/ngày.
Ngoài BHXH, doanh nghiệp còn phải tính kinh phí công đoàn 2% trên quỹ lương đóng BHXH — cộng thêm vào tổng chi phí sử dụng lao động.
Với đội ngũ 50 người mức lương gross trung bình VND 30.000.000, tổng BHXH hàng năm khoảng VND 3,87 tỷ — cần tính vào ngân sách tuyển dụng từ đầu.
Indochina Link Vietnam hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập bảng lương, cấu trúc BHXH và thuế TNCN đúng quy định. Liên hệ đội ngũ CPA và chuyên viên nhân sự tại info@indochinalink.com để rà soát bảng lương hiện tại.
Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp thông tin chung về quy định tính lương tại Việt Nam tính đến tháng 3/2026. Quy định có thể thay đổi; vui lòng tham vấn chuyên gia thuế và pháp lý cho tình huống cụ thể.
