Doanh nghiệp tuyển dụng tại Việt Nam phải ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) bằng văn bản theo Bộ Luật Lao động 2019 (Luật 45/2019/QH14), tuân thủ thời gian thử việc 60–180 ngày với lương tối thiểu 85%, và cơ cấu lương gộp (gross) tính đến 21,5% Bảo hiểm xã hội (BHXH) phần doanh nghiệp (20,5% cho lao động nước ngoài, miễn Bảo hiểm thất nghiệp - BHTN). Lao động Việt Nam chỉ cần HĐLĐ và đăng ký BHXH. Lao động nước ngoài cần giấy phép lao động trước khi ký hợp đồng, theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/08/2025).
Từ 01/07/2026, HĐLĐ điện tử phải đăng ký trên Cổng Quản lý Hợp đồng Lao động Điện tử Quốc gia (NELCP) theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. HĐLĐ giấy vẫn hợp lệ — NELCP chỉ áp dụng khi chọn hợp đồng điện tử.
Quy trình Tuyển dụng: Tổng quan
Quy trình khác nhau theo quốc tịch:
- Lao động Việt Nam: tuyển dụng → ký hợp đồng → thử việc → đăng ký BHXH → chính thức
- Lao động nước ngoài: đăng tin 30 ngày → xin giấy phép lao động → DOLISA xử lý (15–20 ngày) → ký hợp đồng → làm việc
Trình tự bắt buộc: Việt Nam yêu cầu giấy phép lao động được duyệt trước khi HĐLĐ có hiệu lực. Khác Singapore hay Thái Lan nơi giấy phép theo sau hợp đồng — Việt Nam vô hiệu HĐLĐ ký khi chưa có giấy phép, phạt VND 50–75 triệu theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP cộng rủi ro trục xuất.
Về toàn bộ nghĩa vụ lao động, xem luật lao động và nhân sự.
Các loại Hợp đồng Lao động
Việt Nam yêu cầu một trong ba loại: không xác định thời hạn (không có ngày kết thúc), xác định thời hạn (tối đa 36 tháng), hoặc mùa vụ/công việc nhất định (dưới 12 tháng). Mỗi loại có quyền chấm dứt khác nhau. Điểm mấu chốt: ký 2 HĐLĐ xác định thời hạn liên tiếp cùng vị trí → Điều 20 Bộ Luật Lao động 2019 bắt buộc chuyển đổi tự động sang không xác định thời hạn.
Chuyển đổi xảy ra tự động khi người lao động (NLĐ) tiếp tục làm việc sau HĐLĐ xác định thời hạn đầu tiên hết hạn và doanh nghiệp ký hợp đồng thứ hai. Không có quyền quyết định. Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp mất quyền chấm dứt linh hoạt và phải theo quy trình chấm dứt HĐLĐ không xác định thời hạn kèm trợ cấp.
Mô hình phổ biến: Bộ phận Nhân sự (HR) gia hạn HĐLĐ 24 tháng thêm 24 tháng → chuyển đổi ngay ngày đầu tiên của kỳ thứ hai. Doanh nghiệp thường phát hiện khi bị thanh tra Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (MOLISA) hoặc khi NLĐ khiếu nại trợ cấp. Thanh tra nhắm vào mô hình gia hạn — đối chiếu ngày bắt đầu làm việc với loại HĐLĐ ghi nhận.
Trách nhiệm hồi tố gồm trả bổ sung quyền lợi theo HĐLĐ không xác định thời hạn, trợ cấp thôi việc nếu đã chấm dứt, và phạt phân loại sai. Với doanh nghiệp trên 50 NLĐ, phạt VND 30–50 triệu theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Phân loại HĐLĐ sai cũng là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tranh chấp lao động.
Yêu cầu HĐLĐ bằng Văn bản
Ký HĐLĐ bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc — không phải trong thử việc, không phải sau khi NLĐ bắt đầu. Hai bản theo Điều 14: một cho doanh nghiệp, một cho NLĐ trong 3 ngày kể từ ký.
HĐLĐ cần tối thiểu 11 điều khoản bắt buộc: tên doanh nghiệp và người đại diện, Căn cước công dân (CCCD) và nơi cư trú NLĐ, mô tả công việc và nơi làm việc, thời hạn hợp đồng, cơ cấu lương và lịch thanh toán, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, đăng ký BHXH, điều kiện thử việc, điều kiện chấm dứt, giải quyết tranh chấp, và ngày ký.
Doanh nghiệp phải chuẩn bị bản tiếng Việt có hiệu lực pháp lý. Bản song ngữ được phép nhưng tiếng Việt ưu tiên khi có mâu thuẫn.
Thiếu điều khoản → HĐLĐ vô hiệu theo Điều 16 → mặc định chuyển sang không xác định thời hạn ngay lập tức, không có quyền thử việc, phải trả trợ cấp và quyền lợi hồi tố từ ngày bắt đầu làm việc.
Nền tảng HĐLĐ Điện tử NELCP 2026
Từ 01/07/2026, HĐLĐ điện tử phải ký, quản lý, và đăng ký trên hệ thống kết nối NELCP theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. HĐLĐ giấy vẫn hợp lệ — NELCP chỉ áp dụng cho doanh nghiệp chọn hình thức điện tử.
Cần xác thực e-ID doanh nghiệp trước. Phê duyệt mất 4–6 tuần qua nhà cung cấp được ủy quyền. Chờ đến tháng 6 thì không kịp tháng 7. Bắt đầu hạ tầng từ Q2/2026.
Quy trình: ký số bằng e-ID → tải lên NELCP trong 5 ngày làm việc theo Điều 8 → hệ thống xác nhận. HĐLĐ điện tử chưa đăng ký bị phát hiện khi hệ thống đối chiếu với cơ sở dữ liệu BHXH.
Quy định Thử việc
Thời gian thử việc theo vị trí: quản lý cấp cao tối đa 180 ngày, vị trí yêu cầu bằng đại học và kỹ thuật 60 ngày, lao động phổ thông 60 ngày. Không được gia hạn — thêm “thời gian đào tạo” sau thử việc là vi phạm.
Lương thử việc tối thiểu 85% lương gross trong HĐLĐ theo Điều 24 Bộ Luật Lao động 2019. Nhưng không được thấp hơn lương tối thiểu vùng — lấy mức cao hơn.
Đăng ký BHXH từ ngày bắt đầu — không phải sau thử việc. BHXH đối chiếu ngày ký hợp đồng với ngày đăng ký. Chậm đóng bị phạt VND 5–10 triệu theo Điều 18 Nghị định 12/2022/NĐ-CP cộng truy thu BHXH 21,5% trên lương thử việc.
Cả hai bên có quyền chấm dứt trong thử việc không cần báo trước và không trợ cấp. Nhưng phải liên quan đến hiệu suất — sa thải phân biệt đối xử vẫn vi phạm.
Cơ cấu Lương Gross vs Net
Lương gross trong HĐLĐ quyết định cơ sở đóng BHXH 21,5% phần doanh nghiệp. Luôn ghi rõ “lương gross tháng VND [X]” — không ghi “đảm bảo lương net”. Cơ cấu lương net gây tranh chấp hoàn thuế và bị rà soát khi BHXH đối chiếu lương trong HĐLĐ với tờ khai hàng tháng.
Chi tiết tính Gross–Net, trần BHXH, và quy định tuân thủ, xem bảng tính lương Gross–Net và BHXH.
Nghĩa vụ Liên quan
Đăng ký BHXH từ ngày bắt đầu thử việc — không phải sau hoàn thành — trong 30 ngày kể từ ký HĐLĐ theo Luật 41/2024/QH15 Điều 6. Tỷ lệ đóng và trần 2026, xem tỷ lệ đóng BHXH 2026.
Doanh nghiệp khấu trừ Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) hàng tháng và kê khai quý. Cư trú thuế (183+ ngày) chịu thuế lũy tiến 5–35%. Lao động nước ngoài cần quyết toán thuế TNCN hàng năm. Ngoài BHXH, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn 2% trên quỹ lương đóng BHXH — bất kể có tổ chức công đoàn cơ sở hay không.
Lao động nước ngoài cần giấy phép lao động trước khi ký HĐLĐ — xem giấy phép lao động và thẻ tạm trú.
Indochina Link Vietnam hỗ trợ doanh nghiệp soạn HĐLĐ song ngữ, quản lý thử việc, và chuẩn bị NELCP 2026. Liên hệ đội ngũ CPA và chuyên viên nhân sự tại info@indochinalink.com.
Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp thông tin chung về quy định HĐLĐ Việt Nam tính đến tháng 3/2026. Tình huống cụ thể cần tư vấn pháp lý chuyên môn.
