Tổng mức đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) đạt 32% lương gộp (gross) tại Việt Nam — doanh nghiệp chịu 21,5%, người lao động đóng 10,5% — theo Luật BHXH 2024 (Luật 41/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025) và các văn bản hướng dẫn chi tiết áp dụng trong năm 2026. Mức sàn đóng BHXH tại Vùng I tăng lên VND 5.310.000 từ ngày 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, đòi hỏi cấu hình lại phần mềm tính lương.
Việt Nam hiện chỉ ký 1 hiệp định song phương về BHXH, nên hầu hết lao động nước ngoài có Hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 12 tháng phải đóng BHXH và Bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc. Thanh tra BHXH ngày càng nhắm vào doanh nghiệp — truy thu cả phần doanh nghiệp lẫn người lao động cộng lãi truy thu theo quy định. Thiết lập sai từ đầu có thể tích lũy nợ hàng trăm triệu đồng trong 12–18 tháng.
BHXH tại Việt Nam gồm những gì?
Việt Nam vận hành hệ thống BHXH, BHYT, và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) (“SHUI”) bắt buộc, áp dụng cho doanh nghiệp từ ngày đầu tiên tuyển dụng — không có thời gian ân hạn, ngưỡng quy mô, hay miễn trừ theo ngành.
- BHXH chi trả hưu trí, thai sản, ốm đau, và tai nạn lao động. Cả lao động Việt Nam và nước ngoài có HĐLĐ tại Việt Nam đều phải tham gia.
- BHYT cấp quyền khám chữa bệnh tại cơ sở y tế công đăng ký. Áp dụng cho mọi người lao động bất kể quốc tịch.
- BHTN hỗ trợ khi mất việc — chỉ áp dụng cho lao động Việt Nam. Lao động nước ngoài miễn BHTN.
Hiểu lầm phổ biến: lao động nước ngoài không miễn BHXH. Từ 2018, lao động nước ngoài có HĐLĐ và giấy phép lao động phải đóng BHXH–BHYT — chỉ BHTN là miễn. Đăng ký phải hoàn thành trong 30 ngày kể từ ký hợp đồng, tính từ thử việc — không phải sau thử việc.
Tỷ lệ đóng BHXH 2026: Doanh nghiệp thực trả bao nhiêu?
Doanh nghiệp chịu 21,5% trên cơ sở đóng qua ba chương trình bắt buộc, người lao động đóng 10,5%, theo Luật 41/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn.
| Chương trình | DN đóng | NLĐ đóng | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Cơ sở đóng gồm lương gross cộng phụ cấp cố định và thường xuyên: nhà ở, đi lại, ăn trưa, và thưởng định kỳ ghi trong HĐLĐ. Thanh tra BHXH rà soát kỹ mọi khoản bị loại trừ khỏi cơ sở đóng.
HĐLĐ phải tách rõ lương gross với phụ cấp — gộp chi trả không tách biệt sẽ bị phản bác khi thanh tra. Cần có phụ lục điều chỉnh lương khi tăng lương, bảng chấm công cho tính lương làm thêm, và chứng từ chi phụ cấp có chữ ký người nhận.
Lỗi hồ sơ phổ biến nhất: dùng hợp đồng lương net mà không ghi rõ mức gross. Khi người lao động làm hồ sơ hưởng chế độ hoặc khi bị thanh tra — cơ quan BHXH yêu cầu chứng minh lương gross, buộc tính ngược (gross-up) với cơ sở đóng thường cao hơn dự kiến.
Sàn đóng: Lương tối thiểu Vùng
Lương tối thiểu vùng tăng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, thiết lập sàn cho cơ sở đóng BHXH.
| Vùng | Mức tối thiểu/tháng (2026) | DN đóng tối thiểu (21,5%) |
|---|---|---|
| Vùng I (Hà Nội, TP.HCM) | VND 5.310.000 | VND 1.141.650 |
| Vùng II | VND 4.730.000 | VND 1.016.950 |
| Vùng III | VND 4.140.000 | VND 890.100 |
| Vùng IV | VND 3.700.000 | VND 795.500 |
Trả lương dưới mức tối thiểu khi thanh tra → bị phạt hành chính và BHXH truy thu theo sàn hồi tố. Chi tiết mức lương và tác động đến OT, xem lương tối thiểu vùng 2026.
Về cách tính Gross–Net và tổng chi phí sử dụng lao động, xem bảng tính lương Gross–Net và BHXH.
Trần đóng BHXH: Mức trần cho Thu nhập cao
“Mức lương cơ sở” là chuẩn do Chính phủ quy định — khác lương tối thiểu vùng — dùng để tính trần BHXH và mức hưởng chế độ. Hiện tại VND 2.340.000/tháng.
Trần BHXH–BHYT = 20 lần lương cơ sở = VND 46.800.000/tháng. Trần BHTN = 20 lần lương tối thiểu vùng — Vùng I: VND 106.200.000/tháng.
Ví dụ: quản lý tại TP.HCM lương VND 150.000.000/tháng:
| Khoản | DN đóng | NLĐ đóng |
|---|---|---|
| BHXH + BHYT (trần VND 46.800.000) | 20,5% = VND 9.594.000 | 9,5% = VND 4.446.000 |
| BHTN (trần VND 106.200.000) | 1% = VND 1.062.000 | 1% = VND 1.062.000 |
| Tổng BHXH/tháng | VND 10.656.000 | VND 5.508.000 |
Lương VND 150 triệu nhưng chỉ đóng BHXH–BHYT trên VND 46,8 triệu và BHTN trên VND 106,2 triệu.
⚠️ Lưu ý: Mức lương cơ sở là trần. Lương tối thiểu vùng là sàn. Nhầm sàn thành trần → đóng thiếu → bị truy thu khi thanh tra.
Hạn đóng BHXH và Lập ngân sách
BHXH phải nộp trước ngày cuối tháng kế tiếp tháng trả lương. Cơ quan BHXH siết chặt thu — chậm 2–3 ngày cũng bị tính lãi chậm đóng theo quy định (hiện áp dụng 0,03%/ngày). Nợ BHXH VND 50.000.000 chậm 10 ngày = phạt VND 150.000. Chậm liên tục 12 tháng phát sinh VND 1.800.000 chi phí không cần thiết.
Quy trình: đăng ký người lao động với BHXH → kê khai hàng tháng qua cổng BHXH → chuyển khoản vào tài khoản chỉ định. Đăng ký lần đầu phải hoàn thành trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc — trễ hạn thì vẫn nợ từ ngày đầu tiên.
Công thức lập ngân sách: (lương gross bình quân × 32% × số lao động × 12 tháng). Đội 20 người lương gross bình quân VND 15.000.000: tổng BHXH năm khoảng VND 1.152.000.000. Cần tính vào kế hoạch tài chính trước khi tuyển. BHXH vẫn đóng trong ngày lễ, tết và nghỉ phép có lương — cơ sở đóng không giảm theo tháng nghỉ.
Loại và thời hạn hợp đồng ảnh hưởng đến hạn đăng ký và phạm vi đóng — xem các loại hợp đồng lao động.
Vi phạm Phổ biến khi Thanh tra BHXH
Thanh tra BHXH ngày càng nhắm vào doanh nghiệp. Truy thu gồm cả phần doanh nghiệp lẫn người lao động cho toàn bộ kỳ thiếu. Doanh nghiệp không khấu trừ đúng phần người lao động thì vẫn chịu trách nhiệm.
Lãi chậm nộp sẽ bị tính theo quy định (mức 0,03%/ngày), bắt đầu từ ngày sau hạn. Để tránh phạt lãi kép, theo dõi tất cả hạn BHXH hàng tháng cùng các nghĩa vụ khác tại lịch tuân thủ nhân sự hàng năm.
Các vi phạm BHXH bắt gặp thường xuyên nhất: dùng lương net thay vì gross làm cơ sở đóng, loại trừ phụ cấp thường xuyên lẽ ra phải tính vào, áp sai lương tối thiểu vùng, và không cập nhật cơ sở khi tăng lương. Dấu hiệu bị rà soát: biến động nhân sự đột ngột, bảng lương nhiều expat với mô hình BHXH bất thường, và chênh lệch giữa tờ khai Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và BHXH.
Để dễ hình dung về mức độ rủi ro, hãy xem xét một ví dụ thực tế: Giả sử một doanh nghiệp có 20 nhân viên, nhưng lại khai báo mức lương làm cơ sở tính đóng BHXH chỉ là 8.000.000 VNĐ thay vì mức thu nhập thực tế 10.000.000 VNĐ. Với mức chênh lệch 2 triệu đồng này, trung bình doanh nghiệp đóng thiếu 640.000 VNĐ/người/tháng (tạm tính theo tổng tỷ lệ 32%). Chỉ sau 6 tháng, số tiền gốc đóng thiếu đã tích lũy lên tới 76.800.000 VNĐ. Nếu cộng thêm tiền lãi chậm đóng theo quy định (ước tính khoảng 4.147.200 VNĐ), doanh nghiệp sẽ phải nộp lại tổng cộng 80.947.200 VNĐ. Con số này thậm chí còn chưa bao gồm các hồ sơ phạt vi phạm hành chính khác.
Ngoài ra, vì mức cơ bản này cũng được dùng để tính kinh phí công đoàn 2%, một lỗi sai trong hồ sơ bảo hiểm có thể dễ dàng kích hoạt các đợt rà soát chéo sang những khoản phí bắt buộc khác. Những sai sót tương tự cũng làm tăng đáng kể nguy cơ bị thanh tra toàn diện, bạn có thể xem thêm phân tích tại bài viết chấm dứt hợp đồng lao động.
BHXH cho Lao động Nước ngoài
Nhiều doanh nghiệp thường lầm tưởng rằng các hiệp định song phương sẽ mặc nhiên miễn trừ nghĩa vụ BHXH cho nhân sự người nước ngoài (Expat). Thực tế hoàn toàn trái ngược. Mọi lao động nước ngoài có giấy phép lao động và hợp đồng lao động làm việc từ 12 tháng trở lên đều bắt buộc phải đóng Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế với cùng tỷ lệ quy định cũng như mức giá trần tương tự lao động Việt Nam, họ chỉ được đặc cách miễn trừ phần Bảo hiểm thất nghiệp.
Ví dụ, với một quản lý cấp cao người nước ngoài có mức lương 80.000.000 VNĐ/tháng, doanh nghiệp sẽ phải đóng BHXH và BHYT dựa trên mức giá trần. Con số này tương đương khối lượng 9.594.000 VNĐ/tháng, tức là tốn khoảng 115.128.000 VNĐ mỗi năm cho riêng một vị trí nhân sự.
Vì giấy phép lao động luôn quyết định phạm vi đóng BHXH, bạn cần theo dõi sát sao phân loại thủ tục tại bài viết hướng dẫn giấy phép lao động và thẻ tạm trú. Khi các nhân sự Expat chuẩn bị kết thúc luân chuyển và rời khỏi Việt Nam, công ty cần phối hợp chặt chẽ thời điểm làm thủ tục hoàn trả khối tiền BHXH cùng với bước quyết toán thuế TNCN.
Khi nào nên Thuê ngoài Quản lý BHXH?
Đối với các doanh nghiệp sở hữu trên 5 chuyên gia nước ngoài, có chi nhánh hoạt động tại nhiều tỉnh thành, hoặc thiếu vắng bộ phận nhân sự chuyên trách, việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài sẽ giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro thanh tra. Việc thao tác thiết lập sai cơ sở đóng BHXH ngay từ lúc khởi điểm chính là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến các đợt truy thu khắc nghiệt. Rủi ro này hoàn toàn có thể được vô hiệu hóa nếu hồ sơ được các ban chuyên gia thiết lập chuẩn xác và đối soát đều đặn hàng tháng.
Thử làm một phép tính nhỏ: Một tổ chức quy mô 50 nhân sự với mức lương gộp bình quân 30.000.000 VNĐ sẽ tạo ra tổng quỹ BHXH lên đến khoảng 3,87 tỷ VNĐ mỗi năm. Ở một quy mô dòng tiền như vậy, chi phí để bảo vệ ngân sách bằng dịch vụ tính lương chuyên nghiệp chỉ là một khoản nhỏ li ti nếu so với mức thiệt hại khổng lồ mà doanh nghiệp phải gánh chịu nếu bị thanh tra và truy thu dù chỉ một lần.
Indochina Link Vietnam hỗ trợ doanh nghiệp triển khai tỷ lệ BHXH 2026, cấu hình BHXH cho lao động nước ngoài, và chuẩn bị cho thanh tra BHXH. Liên hệ đội ngũ CPA và chuyên viên nhân sự tại info@indochinalink.com.
Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp thông tin chung về quy định BHXH Việt Nam tính đến tháng 3/2026. Tình huống cụ thể cần tư vấn chuyên môn phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp. Quy định thay đổi thường xuyên — xác nhận quy định hiện hành trước khi đưa ra quyết định.
