Tổng mức đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) đạt 32% lương gộp (gross) tại Việt Nam — doanh nghiệp chịu 21,5%, người lao động đóng 10,5% — theo Luật BHXH 2024 (Luật 41/2024/QH15) và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực từ tháng 01/2026. Mức sàn đóng BHXH tại Vùng I tăng lên VND 5.310.000 từ ngày 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, đòi hỏi cấu hình lại phần mềm tính lương.
Việt Nam hiện chỉ ký 1 hiệp định song phương về BHXH, nên hầu hết lao động nước ngoài có Hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 12 tháng phải đóng BHXH và Bảo hiểm y tế (BHYT) bắt buộc. Thanh tra BHXH ngày càng nhắm vào doanh nghiệp — truy thu cả phần doanh nghiệp lẫn người lao động cộng lãi 0,03%/ngày. Thiết lập sai từ đầu có thể tích lũy nợ hàng trăm triệu đồng trong 12–18 tháng.
BHXH tại Việt Nam gồm những gì?
Việt Nam vận hành hệ thống BHXH, BHYT, và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) (“SHUI”) bắt buộc, áp dụng cho doanh nghiệp từ ngày đầu tiên tuyển dụng — không có thời gian ân hạn, ngưỡng quy mô, hay miễn trừ theo ngành.
- BHXH chi trả hưu trí, thai sản, ốm đau, và tai nạn lao động. Cả lao động Việt Nam và nước ngoài có HĐLĐ tại Việt Nam đều phải tham gia.
- BHYT cấp quyền khám chữa bệnh tại cơ sở y tế công đăng ký. Áp dụng cho mọi người lao động bất kể quốc tịch.
- BHTN hỗ trợ khi mất việc — chỉ áp dụng cho lao động Việt Nam. Lao động nước ngoài miễn BHTN.
Hiểu lầm phổ biến: lao động nước ngoài không miễn BHXH. Từ 2018, lao động nước ngoài có HĐLĐ và giấy phép lao động phải đóng BHXH–BHYT — chỉ BHTN là miễn. Đăng ký phải hoàn thành trong 30 ngày kể từ ký hợp đồng, tính từ thử việc — không phải sau thử việc.
Tỷ lệ đóng BHXH 2026: Doanh nghiệp thực trả bao nhiêu?
Doanh nghiệp chịu 21,5% trên cơ sở đóng qua ba chương trình bắt buộc, người lao động đóng 10,5%, theo Luật 41/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn.
| Chương trình | DN đóng | NLĐ đóng | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% | 25,5% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Cơ sở đóng gồm lương gross cộng phụ cấp cố định và thường xuyên: nhà ở, đi lại, ăn trưa, và thưởng định kỳ ghi trong HĐLĐ. Thanh tra BHXH rà soát kỹ mọi khoản bị loại trừ khỏi cơ sở đóng.
HĐLĐ phải tách rõ lương gross với phụ cấp — gộp chi trả không tách biệt sẽ bị phản bác khi thanh tra. Cần có phụ lục điều chỉnh lương khi tăng lương, bảng chấm công cho tính lương làm thêm, và chứng từ chi phụ cấp có chữ ký người nhận.
Lỗi hồ sơ phổ biến nhất: dùng hợp đồng lương net mà không ghi rõ mức gross. Khi người lao động làm hồ sơ hưởng chế độ hoặc khi bị thanh tra — cơ quan BHXH yêu cầu chứng minh lương gross, buộc tính ngược (gross-up) với cơ sở đóng thường cao hơn dự kiến.
Sàn đóng: Lương tối thiểu Vùng
Lương tối thiểu vùng tăng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, thiết lập sàn cho cơ sở đóng BHXH.
| Vùng | Mức tối thiểu/tháng (2026) | DN đóng tối thiểu (21,5%) |
|---|---|---|
| Vùng I (Hà Nội, TP.HCM) | VND 5.310.000 | VND 1.141.650 |
| Vùng II | VND 4.730.000 | VND 1.016.950 |
| Vùng III | VND 4.140.000 | VND 890.100 |
| Vùng IV | VND 3.700.000 | VND 795.500 |
Trả lương dưới mức tối thiểu khi thanh tra → bị phạt hành chính và BHXH truy thu theo sàn hồi tố. Chi tiết mức lương và tác động đến OT, xem lương tối thiểu vùng 2026.
Về cách tính Gross–Net và tổng chi phí sử dụng lao động, xem bảng tính lương Gross–Net và BHXH.
Trần đóng BHXH: Mức trần cho Thu nhập cao
“Mức lương cơ sở” là chuẩn do Chính phủ quy định — khác lương tối thiểu vùng — dùng để tính trần BHXH và mức hưởng chế độ. Hiện tại VND 2.340.000/tháng.
Trần BHXH–BHYT = 20 lần lương cơ sở = VND 46.800.000/tháng. Trần BHTN = 20 lần lương tối thiểu vùng — Vùng I: VND 106.200.000/tháng.
Ví dụ: quản lý tại TP.HCM lương VND 150.000.000/tháng:
| Khoản | DN đóng | NLĐ đóng |
|---|---|---|
| BHXH + BHYT (trần VND 46.800.000) | 20,5% = VND 9.594.000 | 9,5% = VND 4.446.000 |
| BHTN (trần VND 106.200.000) | 1% = VND 1.062.000 | 1% = VND 1.062.000 |
| Tổng BHXH/tháng | VND 10.656.000 | VND 5.508.000 |
Lương VND 150 triệu nhưng chỉ đóng BHXH–BHYT trên VND 46,8 triệu và BHTN trên VND 106,2 triệu.
⚠️ Lưu ý: Mức lương cơ sở là trần. Lương tối thiểu vùng là sàn. Nhầm sàn thành trần → đóng thiếu → bị truy thu khi thanh tra.
Hạn đóng BHXH và Lập ngân sách
BHXH phải nộp trước ngày cuối tháng kế tiếp tháng trả lương. Cơ quan BHXH siết chặt thu — chậm 2–3 ngày cũng bị tính lãi 0,03%/ngày theo Luật 41/2024/QH15. Nợ BHXH VND 50.000.000 chậm 10 ngày = phạt VND 150.000. Chậm liên tục 12 tháng phát sinh VND 1.800.000 chi phí không cần thiết.
Quy trình: đăng ký người lao động với BHXH → kê khai hàng tháng qua cổng BHXH → chuyển khoản vào tài khoản chỉ định. Đăng ký lần đầu phải hoàn thành trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc — trễ hạn thì vẫn nợ từ ngày đầu tiên.
Công thức lập ngân sách: (lương gross bình quân × 32% × số lao động × 12 tháng). Đội 20 người lương gross bình quân VND 15.000.000: tổng BHXH năm khoảng VND 1.152.000.000. Cần tính vào kế hoạch tài chính trước khi tuyển. BHXH vẫn đóng trong ngày lễ, tết và nghỉ phép có lương — cơ sở đóng không giảm theo tháng nghỉ.
Loại và thời hạn hợp đồng ảnh hưởng đến hạn đăng ký và phạm vi đóng — xem các loại hợp đồng lao động.
Vi phạm Phổ biến khi Thanh tra BHXH
Thanh tra BHXH ngày càng nhắm vào doanh nghiệp. Truy thu gồm cả phần doanh nghiệp lẫn người lao động cho toàn bộ kỳ thiếu. Doanh nghiệp không khấu trừ đúng phần người lao động thì vẫn chịu trách nhiệm.
Lãi chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật 41/2024/QH15, tính từ ngày sau hạn. Để tránh phạt lãi kép, theo dõi tất cả hạn BHXH hàng tháng cùng các nghĩa vụ khác tại lịch tuân thủ nhân sự hàng năm.
Các vi phạm BHXH bắt gặp thường xuyên nhất: dùng lương net thay vì gross làm cơ sở đóng, loại trừ phụ cấp thường xuyên lẽ ra phải tính vào, áp sai lương tối thiểu vùng, và không cập nhật cơ sở khi tăng lương. Dấu hiệu bị rà soát: biến động nhân sự đột ngột, bảng lương nhiều expat với mô hình BHXH bất thường, và chênh lệch giữa tờ khai Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và BHXH.
Ví dụ thực tế: doanh nghiệp 20 người dùng cơ sở VND 8.000.000 thay vì đúng VND 10.000.000 — thiếu VND 600.000/người/tháng [(VND 10 triệu − VND 8 triệu) × 30%]. Sau 6 tháng: nợ VND 72.000.000. Lãi 0,03%/ngày × 180 ngày: VND 3.888.000. Tổng: VND 75.888.000 truy thu và phạt — chưa tính phạt hành chính.
Ngoài BHXH, cơ sở đóng cũng quyết định kinh phí công đoàn 2% — lỗi hồ sơ ở một chương trình thường kéo rà soát sang các khoản bắt buộc khác. Chấm dứt HĐLĐ sai làm tăng rủi ro thanh tra — xem chấm dứt hợp đồng lao động.
BHXH cho Lao động Nước ngoài
Hầu hết doanh nghiệp giả định hiệp định song phương miễn BHXH cho expat. Sai. Mọi lao động nước ngoài có giấy phép lao động và HĐLĐ từ 12 tháng phải đóng BHXH–BHYT cùng tỷ lệ và trần với lao động Việt Nam — chỉ miễn BHTN.
Expat lương VND 80.000.000/tháng: DN đóng BHXH–BHYT trên trần = VND 9.594.000/tháng — VND 115.128.000/năm/vị trí.
Vì giấy phép lao động quyết định phạm vi đóng BHXH, xác nhận phân loại tại giấy phép lao động và thẻ tạm trú. Expat rời Việt Nam cần phối hợp thời điểm hoàn BHXH với quyết toán thuế TNCN.
Khi nào nên Thuê ngoài Quản lý BHXH?
Doanh nghiệp có trên 5 expat, hoạt động nhiều vùng, hoặc thiếu nhân sự HR chuyên trách thì thuê ngoài quản lý BHXH giảm rủi ro thanh tra. Lỗi cấu hình cơ sở đóng từ đầu — nguyên nhân thanh tra BHXH phổ biến nhất — được loại bỏ khi chuyên gia xử lý thiết lập ban đầu và đối soát hàng tháng.
Đội 50 người lương gross bình quân VND 30.000.000: tổng BHXH năm khoảng VND 3,87 tỷ. Ở quy mô này, chi phí dịch vụ tính lương chỉ bằng một phần nhỏ so với một lần bị truy thu.
Indochina Link Vietnam hỗ trợ doanh nghiệp triển khai tỷ lệ BHXH 2026, cấu hình BHXH cho lao động nước ngoài, và chuẩn bị cho thanh tra BHXH. Liên hệ đội ngũ CPA và chuyên viên nhân sự tại info@indochinalink.com.
Lưu ý pháp lý: Bài viết cung cấp thông tin chung về quy định BHXH Việt Nam tính đến tháng 3/2026. Tình huống cụ thể cần tư vấn chuyên môn phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp. Quy định thay đổi thường xuyên — xác nhận quy định hiện hành trước khi đưa ra quyết định.
