在越南招聘员工后，办理强制社会保险（SI）登记是外商投资企业（FDI）不可回避的法定义务。首次参保流程包括取得用人单位代码、注册电子交易凭证，以及为符合条件的员工建立社会保障权益。
为确保从运营第一天起即保持合规，外资雇主应将企业薪酬政策对标越南劳动法与外商投资合规框架。本实用指南涵盖2026年的法定触发条件、所需监管档案、电子申报流程、缴费公式及行政处罚。
1. 首次社保登记的法定适用范围与触发条件
根据《社会保险法》（第41/2024/QH15号法律）及越南社会保险局（VSS）发布的第595/QĐ-BHXH号决定，企业一旦建立符合条件的劳动关系，强制登记义务即告产生。
覆盖的用工类别
外商投资雇主有法定义务为以下人员办理参保：
- 签订1个月及以上劳动合同的员工：适用于第41/2024/QH15号法律规定的1个月以上固定期限合同和无固定期限合同。
- 领取薪酬的企业高管：总经理、总监及以合同薪酬计入公司经营费用的企业管理人员。
- 外籍员工：持有有效工作许可证或临时居留卡并签订12个月及以上本地化劳动合同的国际专业人员（依据第143/2018/NĐ-CP号议定）。
用人单位代码登记的触发时点
取得用人单位代码的法定义务以签订有效且符合条件的劳动合同为触发条件。企业持有企业登记证（ERC）但尚未招聘员工的，登记义务尚未产生。然而，一旦签订首份符合条件的合同，公司须立即办理登记，以便在该发薪月最后一个日历日之前完成强制缴费。
2. 2026年法定缴费比例结构
法定缴费按每名员工参保月工资基数的一定比例计算：
| 保险基金项目 | 越南籍员工（雇主） | 越南籍员工（个人） | 外籍员工（雇主） | 外籍员工（个人） |
|---|---|---|---|---|
| 养老与遗属保险 | 14.0% | 8.0% | 14.0% | 8.0% |
| 疾病与生育保险 | 3.0% | 0% | 3.0% | 0% |
| 工伤与职业病保险 | 0.5% | 0% | 0.5% | 0% |
| 医疗保险（HI） | 3.0% | 1.5% | 3.0% | 1.5% |
| 失业保险（UI） | 1.0% | 1.0% | 0% （免缴） | 0% （免缴） |
| 法定保险合计 | 21.5% | 10.5% | 20.5% | 9.5% |
| 工会经费 | 2.0% | 0% | 2.0% | 0% |
| 合规用工总负担 | 23.5% | 10.5% | 22.5% | 9.5% |
21.5%的法定保险费率加上2%的强制工会经费义务，越南籍员工的雇主综合合规负担为参保工资总额的23.5%，符合条件的外籍员工为22.5%。
参保工资基数与法定上限
强制保险扣缴的月工资基数适用规则详见社会保险缴费比例：
- 法定工资下限：参保工资不得低于经营许可区域适用的法定地区最低工资（根据第293/2025/NĐ-CP号议定，一类地区为每月5,310,000越南盾）。
- 社会保险和医疗保险上限：根据第41/2024/QH15号法律，最高不超过法定参考基数的20倍：
- 2026年6月30日前：适用第73/2024/NĐ-CP号议定规定的参考基数2,340,000越南盾，上限为每月46,800,000越南盾。
- 自2026年7月1日起：适用第161/2026/NĐ-CP号议定修订后的参考基数2,530,000越南盾，上限提高至每月50,600,000越南盾。
- 失业保险上限：根据《就业法》，上限为地区最低工资的20倍（一类地区上限：每月106,200,000越南盾）。
3. 首次参保的法定档案与表格
根据第595/QĐ-BHXH号决定（经第505/QĐ-BHXH号决定和第490/QĐ-BHXH号决定修订），首次登记须准备两套文件：
企业主体档案
- 用人单位信息申报表（TK3-TS表格）：登记企业信息、税号、注册地址、法定代表人信息及指定商业银行账户。
- **经认证的企业登记证（ERC）**或投资登记证（IRC）。
- 企业数字签名证书（USB Token或云端HSM）：依据电子交易法律规定，用于在政府门户上完成授权的数字签署。
员工参保档案
- 劳动用工与参保缴费名册（D02-LT或D02-TS表格）：载明员工信息、职务、合同类型、约定参保工资及参保起始日期。
- 个人参保申报表（TK1-TS表格）：适用于尚无社保手册编号或需提交个人信息变更的员工。
- 证明文件清单（D01-TS表格）：列明所需的说明性文件、公司决定或合同补充协议。
- 身份证明文件：越南籍员工的公民身份证（芯片CCCD）电子扫描件；外籍员工的护照复印件及有效工作许可证。
4. 外商投资企业五步电子登记流程
外商投资企业通过官方电子申报系统完成首次参保，共分五个操作步骤：
- 第一步：设置数字签名与门户访问权限：在越南社会保险局公共服务门户（
dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn）或经授权的I-VAN传输服务商（如VNPT、Viettel、EFY或BKAV）注册企业数字证书。 - 第二步：生成电子登记表格：在TK3-TS表格中录入企业信息，在D02-LT表格中编制初始员工信息。系统自动将公民身份证号与国家数据库进行交叉核验。为尚无社保编号的员工填写TK1-TS表格。
- 第三步：电子签署并提交档案：法定代表人或经授权的企业代理人以数字签名方式签署申报材料。国家门户在数分钟内自动出具带有追踪码的受理通知。
- 第四步：获取用人单位代码与社会保障凭证：当地社保经办机构出具正式批复并分配用人单位代码（通常在1至7个工作日内）。名册核验通过后，社保编号和电子医保卡在不超过5个工作日内激活（可通过VssID手机应用查询）。
- 第五步：缴纳首月社保费：企业从其越南盾对公账户向指定的越南社会保险局收款账户汇款，使用准确的付款附言格式（用人单位代码 + 公司名称 + 缴费月份…）。
5. 月度缴费截止日期与员工名册管理
维持企业合规状态须严格遵守法定缴费和申报时间表：
缴费截止日期
雇主须在每月最后一个日历日之前足额缴纳当月的法定社会保险、医疗保险和失业保险费。企业财务部门应提前2至3个银行工作日安排转账，以避免月末清算延迟。
月度人员名册调整
每当人员发生变动（新入职、离职、产假、长期病假或薪资调整），雇主须在当月内提交D02-LT表格。延迟至次月首日之后才提交减员申报的，可能导致多承担整整一个月的医疗保险费。使用年度人力资源合规日历跟踪各项持续性的截止日期。
6. 行政处罚与外商投资企业合规风险管控
第12/2022/NĐ-CP号议定规定了社会保险违规行为的行政处罚标准（根据第6.1条，企业罚款为个人罚款标准的两倍）：
| 违规行为 | 法定条款（第12/2022/NĐ-CP号议定） | 企业罚款标准 | 强制整改措施 |
|---|---|---|---|
| 未办理或延迟办理首次用人单位登记 | 第39.1条 | 每名员工2,000,000至4,000,000越南盾 （最高1.5亿越南盾） | 立即登记并全额补缴 |
| 少报符合参保条件的员工人数 | 第39.2条 | 应缴总额的12%至15% （最高1.5亿越南盾） | 为遗漏员工补办参保并缴纳法定利息 |
| 低报参保合同工资 | 第39.2条 | 应缴总额的12%至15% （最高1.5亿越南盾） | 追溯调整工资并缴纳应计利息 |
| 故意逃避强制保险缴费 | 第39.4条 | 100,000,000至150,000,000越南盾 | 全额补缴欠款及利息；审查《刑法》第216条适用性 |
| 员工离职时扣留社保手册 | 第41.1条 | 4,000,000至40,000,000越南盾 | 立即确认缴费记录并归还手册 |
法定滞纳利息与核心风险管控规则
根据越南社会保险法律规定，逾期或逃避的缴费须按欠缴金额**每日0.03%**加收法定滞纳利息。该利息支出不得在企业所得税（CIT）税前扣除。
外商投资企业须建立四项核心合规保障措施：
- 严格执行工资下限：核实参保工资不低于适用的地区最低工资。
- 审查高管合同：确保领取薪酬的总经理已参保，除非有文件证明其已在多个用人单位参保或属于不领取薪酬的投资人身份。
- 核验外籍工作资质：在提交外籍员工参保名册前取得经认证的工作许可证，避免档案被驳回。
- 保持按时缴费：坚持在月末前完成汇款，确保员工医疗保险待遇不间断。
法律免责声明：本指南基于《社会保险法》（第41/2024/QH15号法律）、第595/QĐ-BHXH号决定、第143/2018/NĐ-CP号议定及第12/2022/NĐ-CP号议定编制。企业应就具体业务申报事项寻求专业意见。
